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Inovação 24 de novembro de 2017

Passos para criar Mapa Visual e se organizar de forma Inteligente!

passos para criar mapa visual
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Para o ano de 2018, diversos prognósticos de ação para o futuro são feitos, relembrados e colocados em pauta para serem praticados. Mas o abacaxi pra ser resolvido de fato, é que essas nossas previsões (que geralmente vem acompanhadas de prazo) e colocadas nas mesas de reunião, não são lembradas. O segredo pode estar em definir Passos para criar Mapa Visual e se organizar de forma Inteligente!

E então você se pergunta, e agora?

Porque então será que dentro de nossas conversas, ao estabelecer as atividades que devem ser feitas, esquecemos tão rápido o que combinamos? Acaba que tudo some rapidamente da mente, no minuto em que um turbilhão de pensamentos de outras coisas que você precisa resolver tomam conta do nosso hipocampo de memória.

Sim, nós poderíamos culpar a tecnologia que nos cerca, a distração, as interrupções de hora em hora e até o barulho da sirene de um carro de emergência, lá fora, no prédio…

Mas culpar não vai te trazer uma solução pra toda essa bagunça e confusão que tem crescido como uma grande bola de neve.

Vou ensinar você a sair desse gelo de inverno da desorganização mental e te convidar a sentar do meu lado em uma cadeira de praia, e sentir o verão da organização do mapa visual inteligente!

Parece bom? Então vamos lá!

Pra você ter uma ideia do que vou falar, um estudo americano publicado em agosto deste ano na revista científica Psychological Science, afirmou que quem fotografa durante suas viagens guarda mais paisagens na memória, muito mais do que quem não tira fotos. Curioso não?

Então você me pergunta. Tá bom, mas o que isso tem haver com a minhas dificuldades de acompanhamento das mil atividades da empresa que tenho que fazer? E quando nunca consigo cumprir de forma eficiente os prazos ou manter o foco?

Exatamente. Para você manter o foco, você precisa impactar, meu amigo.

Pois o que não impacta, não é lembrado.

O engraçado é que nosso cérebro super tenta, algumas coisas são lembradas de forma parcial, outras são totalmente esquecidas. Ele tenta. Mas você precisa ajudá-lo. Pois atividades diárias que podem ter valor crucial dentro da empresa podem estar sendo perdidas nas reuniões e trazendo até um furo financeiro, lá na frente. Então não corra esse perigo.

Assim, dessa forma estou aqui pra te apresentar os passos mágicos da organização.

Então, vamos ao número um:

1° PASSO – APRENDA A USAR VISUAL THINKING

Você não vai precisar virar nenhum Van Gogh ou Rembrandt para criar uma reunião, mais divertida, organizada e o mais importante, memorável.

Isso facilita até no tempo da reunião. Pois reuniões muita extensas também são tóxicas!

Um mapa visual é essencialmente funcional e pode prevenir aquelas confusões e climas desagradáveis, porque fulano esqueceu de fazer aquela atividade, e agora o meu trabalho e os meus resultados estão em jogo.

Sabe, quanto mais entendível fica para toda a equipe, o que deve ser feito, quando deve ser feito e quem é o responsável pela tarefa de forma organizada e inteligente, os resultados virão naturalmente e você não precisará ficar “apagando incêndio” toda hora.

É como se você possuísse uma câmera, assim como o experimento, lembra? A câmera fotográfica ao final, tornou-se o equipamento essencial para as memórias, ela te permite ter recordações sobre o que fazer!

Se você ainda não tem um quadro para colocar as atividades em forma visual, para melhor lembrar nas reuniões, criei um Template modelo, para você. Templates são basicamente modelos prontos para serem usados em qualquer contexto para facilitar o seu trabalho.

Está aqui, e é grátis como o ar que respiramos. Bom proveito!

continuando com os passos para que você possa se organizar de forma mais inteligente, aqui vai o passo 2:

2° PASSO – SAIBA “FIXAR” O MAPA VISUAL NA MENTE

Como já podemos entender, o pensamento e a experiência visual é um processo dinâmico daquilo que queremos colocar em prática. Uma reunião com mapa visual, traz conforto e respostas mais claras e mais rápidas.

Ao contrário de uma reunião normal que pode trazer sensações psicológicas desgastantes como ansiedade, sofrimento emocional e vontades relacionadas a fuga momentânea do cérebro.

Como por exemplo: Quando você sente desconforto e deseja que a reunião acabe o mais rápido possível, ou quando você está na reunião, mas não escuta nenhuma palavra do que os outros falam e seu pensamento “viaja”.

A reunião com mapas visuais, tem como objetivo ser rápido e “direto ao ponto”, dessa maneira ela neutraliza esses pensamentos, fazendo com que a atenção de cada pessoa se volte ao quadro ou e aumente substancialmente a vontade de participação na reunião.

Ao realizar a ação de uso do mapa mental, a dúvida de como fazê-la permanecer intacta na memória de todos pelo menos durante a semana, surge. E pode deixar, é super simples fazer “fixar” na memória, a tarefa.

Faça o exercício da repetição e uso de palavras-chave.

Quem de nós não assistiu os episódios de Chaves? Creio que a maioria.

Os episódios sempre se repetiam. Era o Chaves brigando com a Chiquinha que adorava usar vestidos verdes com casaco vermelho, era o seu madruga sempre esquecendo de pagar o aluguel do Seu barriga, o mesmo levando tapas de Dona Florinda que sempre convidava o professor Girafales para tomar uma xícara de café. A repetição dos episódios, que enchiam o saco, mas que ficava gravado na memória. Por que sabíamos todo o script do Chaves?

Simplesmente, porque eram repetitivos.

A repetição é muito eficaz para a memória. Para que a repetição de mesmo assunto não se torne tão massante (pois ninguém merece, as mesmas palavras o tempo todo, além do mais em uma reunião de trabalho), use o método da utilização de palavras-chave.

Deixe no “assunto” da tarefa para fazer, uma palavra-chave fácil de lembrar para todos. Na equipe Infortask, fizemos recentemente um Webinar para Reinventar a empresa para o ano de 2018.

Dessa forma, utilizamos a palavra-chave “Webinar”, para organizar de forma fácil, dentro das atividades da nossa rotina. Veja:

Versão aplicativo do Infortask.com | Disponível em iOS e Android

Viu só? A palavra-chave organiza de forma visual as atividades. E quando você filtra, é fácil de encontrar e você não perde mais nenhum tempo e sua cabeça não fica mais “bagunçada” com tantas atividades para fazer. Pois se torna fácil encontrar aquilo que se tem pra fazer :)

Vamos então para o terceiro passo?

3° PASSO – USE O SEU MAPA MENTAL EM REUNIÕES RÁPIDAS DE 9 MINUTOS

Como já sabemos, reuniões muito extensas não são interessantes para quem quer transparência em um nível certo de comunicação mais natural e clara. Aquele que sonha com uma equipe mais engajada e com menos problemas, nunca optará por reuniões que consomem a alma. Dessa forma, o passo número três é fazer o casamento entre o tempo smart e o planejamento semanal claro e definido.

Esse é um passo, que talvez possa levar um tempo para que ele se torne ideal e caia como uma luva na empresa. O tempo para se adaptar é importante, por isso saiba de antemão que esse passo não será feito de uma hora pra outra, quando a rotina de reunião e de tarefas da equipe já está estabelecida.

É mais fácil a adaptabilidade em equipes que estão começando, pois os processos que estão sendo formados são novos, mas não é impossível colocar em prática a ideia, em equipes já estruturadas dentro de sua prática habitual.

Basta ter paciência e persistência. O incentivo é essencial também. Se você consegue expressar suas ideias em somente 240 caracteres no Twitter, você com toda certeza consegue se organizar em 9 minutinhos.

P.s: 9 minutos, é um tempo modelo. Estabeleça um tempo com a sua equipe, mas tente não passar de 30 minutos.

P.s 2: Você provavelmente está calculando errado o tempo que uma reunião realmente custa, aqui tem um link postado por nosso CEO quando falamos exatamente disso, vale a leitura!

4° PASSO – MOSTRE CLARAMENTE O PROPÓSITO DA REUNIÃO 

Uma reunião através de um mapa visual consegue envolver a todos dentro da sala, criando uma atmosfera agradável que aumenta o sistema sensorial das pessoas. Assim, ilustrar o propósito da reunião, poderá trazer o foco necessário para reter as informações de uma reunião para tomada de alguma decisão importante ou para aquelas atividades simples de rotina.

Ativar a imaginação, faz com que pensemos grande, através do engajamento de cada mente a lembrança das informações se tornam mais acessíveis. Dessa forma, usando recursos visuais você melhora a sua percepção. a da sua equipe e melhora também o processo rotineiro. Aqui no Infortask nós usamos o Visual Thinking para sempre nos lembrar do nosso propósito!

O nosso 5 e penúltimo passo, é:

5° PASSO – CRIE O ESQUELETO VISUAL 

Mas o que seria esse esqueleto visual? Super simples.

As pessoas só avançam quando são provocadas, ou seja, você precisa fazer perguntas. Essa prática, deixa as reuniões mais fluidas:

  1. Porque estamos aqui?

A pergunta tem como objetivo maior, entender qual é o propósito da reunião. Quando respondido a pergunta por todos (realmente todos devem participar), o objetivo final, fica mais claro, evitando que o seu mapa visual fique “solto” em sua mente. Então coloque coloque sempre como principal coisa a se fazer, a pergunta: Qual o propósito, e porque estamos aqui? Para que fique bem definido nas mentes, se aquela reunião realmente vale a pena.

P.s Sempre opte por reuniões com o menor número de pessoas, só chame quem realmente for necessário.

O segundo ponto a se pensar é:

2. O que vamos fazer?

Após ter identificado de forma clara o que é e qual é o propósito da tarefa principal, se faça a pergunta: Serão necessárias pequenas atividades para alcançar o propósito? Se a resposta for sim, as tarefas se tornarão mais claras em seu mapa visual.

3. Quem será o(s) responsáveis

É importante que se defina, o responsável primário para cada tarefa. Ao colocar isso no mapa visual, a delegação da atividade se torna mais simples. Quando as tarefas são delegadas para as pessoas, a execução gera resultados muito produtivos. Quando se faz essa distribuição, se evita ter uma entrega, errada, atrasada ou não existir entrega alguma.

4. Qual será o prazo?

Estabeleça um prazo, ou seja um período de tempo determinado para fazer o que foi estabelecido. É importante e essencial que haja planejamento do tempo para fazer a entrega das atividades. O prazo funciona bem, para criar um norte e disciplina, contribuindo de forma equilibrada para o trabalho. Cada tarefa para ser executada precisa de um tripé que é tempo, recursos e técnica. E o tempo é muito importante. A designação de prazo proporciona a auto compreensão e traz a descentralização da cobrança. E lembre-se, não basta ter o prazo, é preciso cumprir.

6° PASSO – TRANSFIRA O MAPA VISUAL PARA UMA FERRAMENTA ONLINE DE EQUIPES 

O mapa visual gerencial é uma ferramenta que auxilia na visualização integral do que vai ser feito e daquilo que será proposto para ser feito, as ações a serem tomadas. Porém, ele é feito de forma manual, ou seja, se você não incorporá-lo no dia a dia de nada vai adiantar, e as reuniões e atividades ficarão perdidas, na memória. Foi por isso que muitas tecnologias surgiram para trazer essa facilitação para as equipes de trabalho.

Com esse número grande de tecnologias, sistemas e aplicativos é preciso saber qual é a solução que melhor se adequa ao seu problema, e que poderá se relacionar melhor com o que você busca. Ferramentas como o Infortask te ajudam a organizar esse mapa visual, e fazer com que as atividades criadas sejam incorporadas no seu dia a dia e notificadas de forma rápida, prática e naturalmente.

É por esse motivo que a ferramenta online pode trazer conforto e segurança daquilo que está sendo executado no dia a dia, e trazendo a cada dia uma melhora na performance da sua equipe de trabalho, um ganho na produtividade e organização da gestão diária. O risco de erro, se perde. Dessa forma há um ganho em não ter que se se preocupar tanto com o processo diário.

Por isso, ao final das reuniões dinâmicas com uma técnica mais visual, lembre-se sempre de transferir as informações para uma ferramenta simples e intuitiva, para trazer uma visão de gestão inteligente para a sua empresa!

Espero que tenham gostado da técnica, e que 2018 seja o ano para você performar a sua gestão!

Ingrid Lima, Colunista do Blog Infortask trabalha na área de Marketing Digital com conhecimentos em Web Design.

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