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Produtividade 13 de fevereiro de 2017

Os 7 Maiores desafios do dia a dia de uma empresa de Contabilidade

Financial charts on the table with laptop
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Não é de hoje que sabemos da importância da contabilidade para as empresas. Sem ela, não existiria o controle e gestão de toda a burocracia que envolve um negócio. Entretanto, para as empresas que encaram este desafio, exercer uma gestão eficaz pode ser uma tarefa complicada, isso acontece porque empresas de contabilidade requerem (especialmente) um método de controle diferenciado, que está ligado à prazos, demandas e principalmente à clientes com necessidades distintas, que chegam a todo tempo. Fizemos uma pesquisa com estas empresas para descobrir o que mais preocupa seus gestores e desenvolvemos uma lista com os  7 Maiores desafios do dia a dia de uma empresa de Contabilidade

1. Muitas Demandas de Clientes

A medida que a empresa de contabilidade cresce, mais evidente este problema se torna. É que a empresa cresceu, e agora a equipe pequena que gerenciava o relacionamento com 10 clientes, hoje está gerenciando 30, 40, 80 outras empresas. Assim que isto acontece é normal a empresa investir em métodos de atendimento e canais de comunicação, mas isso em si não garante a eficiência na prestação de serviço.

O que acontece é:

  • O cliente tem uma demanda urgente;
  • O atendimento recebe a demanda e a registra;
  • E a execução falha…. prazos são perdidos e informações são desencontradas.

ou

  • A demanda é feita, mas de forma ineficiente (muitos erros, problemas de execução, atrasos e falhas por falta de informações que causam transtornos)

 

Enquanto isso acontece, as demandas não param de chegar (DIPJ, DASN, DCTF, DMOB, PIA, IRPF dentre outras) e o problema só se agrava, agora se expandindo para outros setores, prejudicando demandas futuras, e por aí vai! É possível perceber que o gargalo do processo está na execução das demandas e que uma gestão enxuta, pode contornar a situação.

A gestão enxuta, do inglês “lean” beneficia os trabalhadores e a própria empresa, nivelando informações e definindo bem quem são os responsáveis pelas atividades. Esse método é simples e prático e busca tratar de maneira objetiva os problemas.

Portanto, através de rotinas práticas é possível mudar este cenário, prevenindo danos e diminuindo riscos. A sua empresa tem muito a ganhar com um método que valorize a determinação de prazos, a gestão à vista e a execução transparente das demandas provenientes de clientes, além é claro, do destrinchamento de problemas maiores em “pequenos lotes” de trabalho, uma técnica que pode fazer a sua empresa ser 2x mais produtiva. Aqui nos temos um execlente E-book que fala sobre o assunto, incluindo uma técnica para você implantar na sua empresa, chamada de 70-20-10, confira clicando aqui

2. Todo prazo é importante 

Empresas de contabilidade enfrentam um problema comum, o de que os prazos são todos indispensáveis! Pense comigo, ao atrasar a entrega de uma demanda não só o cliente é prejudicado mas a própria empresa pode sofrer danos e principalmente multas. Não raro, isso acontece, mas essa é só a ponta do iceberg.

Quando tudo tem caráter de urgência outros 3 problemas surgem:

  1. Se tudo é urgente, nada tem prioridade.
  2. Não sobra tempo para investir em melhorias.
  3. Fica cada vez mais difícil de mudar.

 

Ao longo do tempo em que trabalhamos com vários tipos de segmentos e vários tipos de empresas, aquelas que demonstraram mais resistência à mudança foram as que já não conseguiam sair sozinhas dos modelos de gestão “apaga incêndios”, isso não se devia ao fato de que este era o melhor jeito, mas de que a empresa já estava muito enraizada em métodos (ineficientes) próprios e simplesmente não conseguia sair sozinha disto tudo.

Por isso, reflita:

  • Até onde vou continuar gerenciando a empresa desta maneira?
  • Será que posso melhorar?
  • O quão distante estou do ideal?

 

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3. O trabalho envolve rotinas fora da empresa

Uma realidade constante de empresas de contabilidade é que boa parte do trabalho precisa de despachantes, ou de rotinas que envolvem a saída de colaboradores da empresa. Em alguns casos existe a consultoria presencial e em outros a demanda de clientes em órgãos públicos, como prefeituras.

Por isso estar conectado com os colaboradores/fornecedores/terceiros é importante, imagine esquecer um documento importante ou uma assinatura? Nessas horas, além de comunicar rapidamente, precisamos enviar documentos e informações de forma segura. Outro ponto a se pensar é de que as informações precisam estar disponível de qualquer lugar, é importante usar a nuvem pra isso.

4. Dificuldade de saber “quem está fazendo o que” 

Uma grande queixa de gestores de empresas de contabilidade é a dificuldade de saber o que exatamente cada um está fazendo. Isso se torna complicado principalmente por conta da enxurrada de demandas que chegam e a dificuldade de atendê-las. Além do mais, este problema se estende aos colaboradores também, fica muito complicado organizar tanta informação.

Na verdade isso já é comprovado, o nosso cérebro não funciona como um computador, na verdade, “o cérebro guarda apenas fragmentos do que aconteceu e, na hora de montar o quebra-cabeça das lembranças, contam as emoções e a maneira como a pessoa percebeu o fato ocorrido. Quem tem memória é o computador. O que nós temos é uma vaga lembrança”, afirma o neurofisiologista Luiz Eugênio Mello (Superinteressante, 2011).

Por isso precisamos de um método que nos lembre e notifique em relação ao que precisamos fazer, além disso precisamos facilitar o acesso às informações, registrando tudo em um só lugar. Lembre-se, precisamos ajudar o nosso cérebro a pensar! Entender como ele funciona é parte fundamental disto.

Concept of teamwork: Close-Up of hands business team showing unity with putting their hands together.

5. Comunicação x Gestão

E-mail, telefonemas, mensagens instantâneas como o whatsapp e conversas informais são maneiras de manter a comunicação acontecendo, afinal precisamos alcançar as pessoas rapidamente e de forma efetiva, porém reflita comigo, quando falamos de gestão (aquela que controla, mede, suporta decisões e dita a sua produtividade), estamos falando destas ferramentas?

Costumamos observar empresas imersas fortemente em culturas de gestão pautadas em ferramentas de comunicação e isso precisa mudar! Pense sobre a sua empresa:

  • Você confia toda a gestão dos seus processos em meios de comunicação?
  • O quanto do seu trabalho se mistura com os seus canais de conversa e distração?
  • Como você gerencia algo que simplesmente transmite mensagens e nada mais?

A verdade é que não é possível fazer gestão por estes meios, até falamos um pouco disso, principalmente dos mais queridos meios utilizados pelas empresas: o e-mail (leia aqui) e o whatsapp (leia aqui) . Sugiro fortemente a leitura destes dois conteúdos!

 

6. A rotina sufoca outros esforços 

Rotinas são essenciais para qualquer empresa, são elas que ditam a operação. Elas também são responsáveis por comandar o fluxo de trabalho. Porém, quando não são bem gerenciadas podem se tornar um problema. Aconselhamos olhar para as rotinas sempre que alguma nova demanda surge, seja um novo cliente ou um novo contrato, algo que altere o status quo atual e mude a sua empresa.

Por que pensar assim? Isso se aplica porque uma operação parada e “automática” bate sempre nos mesmo problemas, vá fundo na gestão e pense: como melhorar esse processo? Entenda os desafios que sua empresa está passando.

O que estou deixando de fazer pela minha empresa hoje porque preciso apagar “incêndios?” Lembre-se de se perguntar isso, e reflita: Será que não é por isso que aquele projeto antigo nunca foi para frente? Será que é por isso que a empresa nunca mais deu um salto de crescimento? Lembre-se: vencemos a concorrência nos pequenos detalhes: as micro tarefas (sim, elas existem) precisam ser levadas a sério.

 

7. Muitas demandas que se repetem 

Para finalizar, vamos de atividades recorrentes, aquelas que se repetem com frequência. Em termos de contabilidade, isso é lei. Toda empresa que lida com clientes têm prazos de atividades que se repetem e que são inadiáveis, sob penas de multas ou de perder o cliente em questão.

Para gerenciar estas demandas, é preciso contar com um método que envolve a tecnologia. Reflita: se você tiver 10 clientes e cada cliente seu demandar 5 atividades por mês, lá se vão 50 atividades para delegar em 30 dias! Portanto, nada de agendas, excel (veja 5 sinais de que o excel já não é mais suficiente para a sua empresa) e nada de e-mails aqui (leia mais sobre isso aqui), o importante aqui é um gerenciador de tarefas simples e prático que agregue estas demandas em um único lugar.

 

Gostou deste conteúdo? Não deixe de conhecer o nosso trabalho! Apreciamos muito o seu feedback!

Aqui no Infortask, trabalhamos diretamente com a sua empresa, nós ouvimos e entendemos o seu contexto para criar um método de trabalho produtivo.

Nós transformamos empresas, mudamos a forma de gerenciar demandas, organizamos as tarefas que mais se repetem e resgatamos empresas que já não conseguiam mais respirar por conta da rotina…Nós empoderarmos times, equipes e pessoas a gerenciar o tempo e não a lidar com ele…

CEO do Infortask - Apaixonado por desafios e inovação/ Administrador/ Especialista em Administração de Empresas - FGV. Possui experiência em Marketing, Gestão de Leads, Inbound Marketing, Saas, Adwords, SEO, Gestão enxuta, entre outros.

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