O sistema mais simples e prático de gestão de atividades
Gerenciamento de Atividades 7 de outubro de 2015

Gestão de Atividades Expert: Maximizando o seu ROI em até 43% com apenas 4 passos

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Você está vivendo na sua rotina empresarial algo doloroso e ao mesmo tempo, constante. É frustrante. E você vive o mesmo problema todo santo dia no seu trabalho. As coisas não funcionam, as tarefas não são executadas com eficiência e entender o que está errado ou precisando de ajustes parece nebuloso. E por mais que você se esforce tentando fazer diariamente as coisas acontecerem da forma certa na sua empresa, a sua rotina e suas tarefas continuam ainda um verdadeiro CAOS e administrar as 8 horas pela frente sempre significa para você….

Dor de cabeça.

E é essa a realidade de muitas empresas de hoje no Brasil.

Pergunta: Você sabe qual é a verdadeira causa do seu problema?

Resposta: gerenciamento de atividades.

A sua produtividade e as horas do seu dia-a-dia estão sendo sacrificados porque o gerenciamento das suas atividades não está tendo forte atenção. A falta de implantação de técnicas eficientes de gestão de tarefas causa uma FORTE queda no funcionamento das coisas. E você perde a oportunidade de ter um aumento de produtividade e de maximizar seus resultados.

E isso machuca os seus negócios. Machuca o seu relacionamento com as pessoas e no final, os seus lucros. Menos dinheiro, mais stress para as pessoas da sua equipe desnecessariamente.

A Revista Exame inclusive publicou um artigo que conecta alguns destes pontos provando que não estamos falando de algo que deve ser ignorado aqui. Se você não gerenciar os detalhes do que precisa ser feito no dia na sua empresa de forma eficiente, você está andando em marcha lenta. Fato.

E em tempos de crise econômica, segundo a própria BBC, melhorar a forma como você faz andar sua máquina de negócios hoje, vai fazer diferença se a sua empresa vai estar viva jogando no mercado de amanhã.

Mas fique tranquilo, porque isso é extremamente comum e você não é a exceção.

E nos próximos 4 minutos iremos te mostrar como aumentar em até 43% o ROI  – Retorno do Investimento – da sua empresa, melhorando sua  gestão de atividades empresarial tendo como base o que experts do mercado brasileiro e do mercado europeu pregam sobre este assunto.

Este é um passo-a-passo para detalhar seus pontos fracos e em seguida atacá-los da melhor maneira.

Então vamos ao processo simples de 4 passos que podem transformar a sua rotina.

PASSO #1 – LISTE OS MAIORES PROBLEMAS QUE IMPEDEM VOCÊ DE FAZER AS TAREFAS DO DIA-A-DIA

SUA EMPRESA

A primeira coisa a fazer é reunir as pessoas necessárias para solidificar a lista de problemas que você e sua equipe constantemente vivem no dia-a-dia. Chame o time e veja quais são os maiores problemas. Defina-os. Liste todos. Não deixe nada de fora.

Exemplos:

  • “não conseguimos responder e-mails rapidamente”
  • “temos problemas em controlar prazos das atividades”
  • “não conseguimos saber quem está executando certa tarefa”

Seja detalhista porque este esforço de agora irá fazer diferença nos próximos anos de trabalho. Trate de listar todos os seus problemas relacionado às suas atividades para poder montar a solução mais completa possível. E preste atenção em um detalhe: se você for um líder de equipe, é importante chamar pessoas de OUTRAS equipes, porque talvez você não saiba tudo sobre os processos e atividades da sua empresa que se conectam às suas atividades.

Algumas atividades suas podem estar sendo ineficientes por culpa de outro setor, e não o seu.

Então chame todos que são necessários para esmiuçar os problemas nos mínimos detalhes.

Este passo é crucial para resolver de vez o caos que você vive. Não deixe pontas soltas.

É na verdade bem simples o que você deve fazer:

  • Reúna todas as pessoas necessárias que influenciam na conclusão das suas atividades
  • Compartilhe as maiores “dores de cabeça” da sua falta de produtividade e cheque as deles
  • Compile tudo em uma só lista de problemas e definam as soluções

No passo 1, é possível você fazer isso a nível empresarial – alta escala – também, mas claro que se você tem deficiência apenas em um setor, apenas aquele setor pode estar precisando de ajuda. Entenda que quanto mais pessoas você envolver, mais é necessário prestar atenção na sinergia dos processos e atividades também.

Outra coisa importante: nesta reunião, sempre foque em ser simples e objetivo.

Ela serve para avaliar a “doença” de produtividade da empresa/setor. A função é descobrir porque as atividades não estão sendo rapidamente concluídas ou gerenciadas. Todos os problemas devem ser atacados e as soluções devem ser propostas. Não gaste tempo no desnecessário.

Uma boa análise SWOT pode ajuda-lo a encontrar suas dificuldades e também as oportunidades acerca dos problemas que você está experimentando.

Facilitamos para você e te mostramos o que você deve se perguntar abaixo.

PERGUNTAS:

  • Quais fatores sempre me impedem ou me atrasam de concluir uma atividade / tarefa?
  • E quais são as soluções para todos estes fatores que atrasam minhas atividades?
  • É melhor minha empresa aplicar as soluções ou contratar alguém pra isso?

Foco! Liste os objetivos, defina as soluções e pense se é melhor contratar ou fazer você mesmo. A ideia é remover as deficiências do dia-a-dia o mais rápido possível. Coloque isso na cabeça.

Os defeitos que fazem sua empresa andar mais devagar, com mais conflitos e menos controle, devem ser destruídos. Por quê cada atividade não está fluindo? O que não está sendo controlado? Quais dados faltam para você melhorar a gestão?

Foque nos problemas e nas soluções.

E é disso que iremos falar no próximo passo.

PASSO #2 – BUSQUE QUAIS FERRAMENTAS POSSAM ACABAR COM ESTES PROBLEMAS DE UMA SÓ VEZ

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Tempo é dinheiro no mundo dos negócios. E tempo, também é algo que a sua equipe valoriza e que os bloqueia mentalmente de fazer as coisas se percebem que muito trabalho será gasto para fazer uma atividade. A verdade é que se o tempo é mal usado, todos desanimam porque não sentem que estão sendo produtivos.

Tanto você quanto sua equipe, sentem que as horas estão sendo gastas como água, sem trazer resultados proporcionais ao nível de esforço de trabalho.

Vamos te dar um exemplo simples e real.

Suponha que a forma como as tarefas são designadas na sua empresa são através de pedidos por e-mail.

Tudo e-mail ou ainda por cima via conversa. Nada é de fato registrado e controlado por uma ferramenta.

Agora assuma que 5 pedidos são feitos só pela manhã.

E assuma também que mais 10 pedidos são feitos na parte da tarde.

E para ficar mais legal, o seu chefe ou cliente altera as prioridades dos pedidos e os detalhes.

E adicione que somente 2 de 5 pessoas recebem os e-mails.

Legal, como você controla isso?

Você tem um gigantesco problema de controle de atividades. A gestão via e-mail é lerda, ineficaz. Traz stress.

Organizar e-mails, agendar reuniões, escrever e alterar documentos, prospectar clientes etc….

TUDO ISSO se não é controlado de forma inteligente acaba arruinando a empresa.

Por isso que é importante saber o básico. Saber o que são atividades e porque gerenciá-las.

E em seguida, todos os problemas levantados no passo 1 nós devemos atacar e CORRIGIR com o uso de ferramentas que agilizam e centralizam o processo.

Com elas você terá informações para responder perguntas MUITO ÚTEIS para o funcionamento da sua empresa, perguntas que respondem o quanto você executa bem a sua gestão de atividades, como por exemplo:

  • quem são os funcionários mais e menos produtivos?
  • quem são os funcionários sobrecarregados?
  • como saber se uma atividade já foi realizada?
  • quantos prazos de atividades já foram perdidos?
  • quantas atividades a sua empresa realizou no último mês?
  • existem dezenas de demandas nas caixas de e-mails sem prazos e sem responsáveis?

Você deveria ter agendado aquela reunião até as 14hs, mas perdeu o horário e com isso, perdeu o cliente.

Você deveria saber qual o próximo passo de cada integrante de sua equipe, mas não tem ideia.

Você deveria ter direcionado uma atividade para uma pessoa da sua equipe que estava mais disponível, mas acabou direcionando para a pessoa errada, sobrecarregando-a. O que gerou conflitos de relacionamento,  reuniões desnecessárias e ineficiência no trabalho.

Estes são apenas pequenos exemplos do que acontece DIARIAMENTE nas empresas de hoje.

Diariamente.

Por isso, é inteligente implementar ferramentas que gerenciam atividades na sua empresa e remover estes defeitos que possam estar gerando mais esforço para produzir os mesmos resultados.

Pra isso servem as ferramentas.

E elas, devem atender os seguintes requisitos:

  • maximizar o gerenciamento do tempo das pessoas da equipe
  • melhorar e simplificar a forma como as atividades são pedidas e controladas
  • prover relatórios que possam fornecer dados específicos sobre o esforço de cada pessoa da equipe

Algumas das melhores ferramentas que realmente podem te ajudar a melhorar as coisas em menos de 1 mês na sua empresa nós mostramos neste artigo! Caso você queira um ótimo ponto de partida com alto Custo x Benefício, estas são as melhores opções.

As 3 melhores, mais fáceis de usar, com ótimo design e baixa curva de aprendizado para a equipe.

Ok. Mas vamos continuar….

PASSO #3 – TRABALHE DE FORMA INTELIGENTE

PUSH YOURSELF TO THE LIMIT (1)

As soluções que você definiu chegaram para ficar, e o seu time precisa saber disso. Uma vez que tudo foi muito bem definido estrategicamente, comunicar todo o time é o seu próximo passo. Agora, as coisas vão mudar, as coisas vão acontecer mais rápido e as atividades não trarão mais conflitos para as pessoas.

E você precisa ser um evangelizador deste novo cenário.

Você precisa entender as coisas da perspectiva das pessoas. Por exemplo, nenhum time prontamente abraça uma mudança quando o CAOS já está instalado.

Por quê? Porque o furacão de problemas que existe numa empresa subcomunica que as pessoas da gerência e alta gerência não sabem como gerenciar a empresa direito.

Por isso, pode existir uma resistência à mudanças. Pode existir uma falta de fé da parte da equipe. E é seu trabalho remover isso da mente das pessoas que trabalham com você.

E o caminho mais rápido para isso é mostrar que você – gerente, diretor, supervisor – também será punido se não seguir as próprias regras de gestão de atividades. Você faz parte do novo plano. Você está incluído nas punições.

Você também pode sofrer as novas consequências se não se adaptar.

E como a sua equipe pode estar ciente dos seus erros de gestão ou dos de seus superiores, é natural que elas fiquem contra a solução quando ela for introduzida.

Entende?! A perspectiva da equipe é IMPORTANTE!

As soluções e as ferramentas não são o suficiente para mudar as coisas.

É preciso mudar a mente das pessoas que trabalham com você ou nenhuma solução vai ser abraçada.

Experts sabem disso. Experts focam nisso.

Então uma vez que você introduz uma nova regra e cria a possibilidade de te acusarem se você fizer algo de errado, você cria um maior engajamento, porque os colaboradores irão querer usar as novas regras contra você e aí, irão segui-las só para provar que você como gestor/supervisor/diretor está errado ou que as coisas não funcionam.

Mas é aí que as coisas se revertem….

Porque quando eles fizerem isso……a sua empresa irá FLUIR e todas as pessoas da sua equipe que podem estar estressadas demais ou incrédulas, irão ver que as coisas estão funcionando! E aí amigo, tudo muda.

E para melhor.

Então como você faz isso na prática?

Como promover corretamente as soluções de gerenciamento de atividades?

Bom, para atingir os melhores resultados, faça o seguinte:

  • Pregue que os que seguirem estas novas regras de gestão de atividade irão trabalhar MENOS
  • Pregue que você – gestor/supervisor etc – pode ser punido (demonstre ser justo com seus subordinados)
  • Espalhe as novas regras e ferramentas pela empresa de forma que fique acessível aos que precisam

Pessoas querem trabalhar menos e gerar mais resultados. Pessoas adoram otimização de tempo. E também adoram mais resultados. Menos é mais. Além disso, pessoas gostam que as coisas sejam justas e que até mesmo chefes saibam quando estão errados.

É por causa disso que deixar as coisas bem exemplificadas e justas no papel, pode te ajudar. Chame a responsabilidade para você e mostre que parte do processo de implantação do gerenciamento de atividades também é culpa sua.

E lembre-se de deixar o acesso às novas ferramentas e políticas muito bem explícitas, seja por um quadro de documentos, ou um repositório dos documentos da empresa na nuvem etc.

Isso evita que haja desculpas por parte da equipe para não cumprir as novas regras.

Bom, agora que você já está muito mais inteirado de como gerenciar suas atividades, iremos mostrar a cereja do bolo da gestão de atividades.

Este último passo é o que aumenta REALMENTE os ROIs (Return Of Investment) de uma empresa e é a razão principal pela qual as atividades vão encaixar e funcionar melhor, como uma espécie de engrenagem.

Poderosa e simples técnica que é muito usado por grandes executivos e líderes.

Vamos lá.

PASSO #4 – INTEGRE PEQUENAS RECOMPENSAS NO DIA-A-DIA DOS FUNCIONÁRIOS PRODUTIVOS

INTEGRE

Agora não se trata apenas de organizar suas atividades, isso é secundário. Os e-mails a serem respondidos, os prazos a serem respeitados, as tarefas a serem gerenciadas, tudo é agora um novo ecossistema. E o próximo passo deste novo ecossistema é ele ser auto-sustentável, gerar auto-gestão.

E como fazer isso?!

Como conseguir uma resposta mais positiva e instantanea de sua equipe?

Resposta: é preciso que você saiba…….recompensá-los.

E aqui é onde está o X da questão para aumentar a produtividade e melhorar a execução das atividades.

Recompensas.

Estas recompensas não devem ser financeiras, mas devem ser no foco de melhorar a qualidade de vida. A vida do integrante da equipe é o que importa. As horas trabalhadas com eficiência devem ser recompensadas, e gerar recompensas no mesmo dia.

Então quando alguém do seu time fizer as coisas certas e trabalhar com as ferramentas que você implantou com MÁXIMA eficiência e com isso gerar resultados positivos, você deve recompensá-lo com uma das opções abaixo:

  • permitir pausas de 20 minutos de descanso
  • permitir o acesso livre a certos sites que o relaxe ou o divirta

Porém a questão X está em colocar estas recompensas DENTRO da lista de atividades da equipe!

Isso vai motivar a execução das atividades e fazer eles buscarem concluir o que resta fazer para alcançar a recompensa. É o trabalho motivado pela qualidade de vida, pela “mini-férias” no mesmo dia.

Por exemplo…..

Suponha que a lista de atividades da próxima hora na sua ferramenta esteja desta forma:

  • ATIVIDADE 1: Marcar reunião com o diretor comercial para as 14h de quinta-feira
  • ATIVIDADE 2: Refazer proposta comercial para o cliente Y
  • ATIVIDADE 3: Ligar para o vice-presidente

Então, da maneira como se trabalha na Europa e em como algumas empresas de primeira linha fazem no Brasil, o que experts recomendam é que você faça isso:

  • ATIVIDADE 1: Marcar reunião com o diretor comercial para as 14h de quinta-feira
  • ATIVIDADE 2: Refazer proposta comercial para o cliente Y
  • ATIVIDADE 3: Ligar para o vice-presidente
  • ATIVIDADE 4: Pausa de 20 minutos (ou “Livre acesso a Internet por 20 minutos”)

É ESSE o segredo que muitas startups usam para melhorar a execução e gestão de suas atividades. Se alguém trabalha melhor, mais rápido e te gera resultados sólidos então recompensas como uma pequena pausa ou o simples acesso a alguns videos do Youtube podem recarregar as baterias de cada integrante do seu time.

Atacar o problema de gestão de atividades como se fosse simplesmente questão de processos e tarefas, não funciona mais. Hoje, tudo está mais rápido. Somos bombardeados de informação e nosso cérebro precisa processar mais informação em menos tempo.

Temos que agir mais rápido, ler mais rápido e executar com mais velocidade no dia-a-dia.

E isso cansa a mente rapidamente.

Processos, documentos, e-mails, ligações, links, ferramentas….

TUDO bombardeia o cérebro das pessoas hoje, e por isso, a gestão de atividades deve incluir na sua lista algumas pequenas mini-recompensas para ajudar a relaxar e a motivar a equipe.

Este tipo de estratégia vai auto-motivar a sua equipe de forma que uma vez que a lista de atividades estiver pronta, e nela as mini-recompensas estiverem inseridas, você pode ficar tranquilo porque tudo será feito por motivação própria, do próprio indivíduo.

Trabalho deve ser balanceado com descanso, caso contrário não é possível executar tudo que é preciso no dia.

Do que adianta uma ótima ferramenta se você não está tendo resultados? E muitos ainda culpam as ferramentas por não conseguirem resultados satisfatórios em suas empresas. Entendem que entupir o time de atividades através da ferramenta e assumir que as pessoas irão executar tudo como robôs, é gestão de atividades.

Negativo.

Porque você trabalha com pessoas.

Então gerencie as atividades, mas gerencie primeiro as pessoas.

CONCLUSÃO

Acredite, além de toda a vantagem de agilizar a sua rotina diária, enxugando o tempo de trabalho, mitigando os problemas e conflitos, e organizando os detalhes, você vai ganhar outra coisa revendo esta área da sua empresa.

Você vai ganhar…uma NOVA empresa!

Livre de tantos conflitos, de tantas brechas nos processos e de tantos ruídos de comunicação.

E apenas para que fique fresco na sua mente, vamos recapitular as fases da implantação do gerenciamento de atividades que os grandes experts recomendam:

  • Liste os maiores problemas que impedem você de fazer as tarefas do dia-a-dia;
  • Busque quais ferramentas possam acabar com estes problemas de uma só vez;
  • Trabalhe de forma inteligente, produza mais e trabalhe menos. Use a gestão de atividades a seu favor;
  • Integre pequenas recompensas no meio das listas de atividades de sua equipe;

Faça estes 4 passos e sua empresa e sua equipe sentirão a diferença em pouquíssimo tempo. Uma empresa que consegue trabalhar de forma inteligente, desbanca seus concorrentes. E a sua vantagem é que são poucas as empresas que prestam atenção no gerenciamento de atividades.

Porém, são justamentes estas empresas…que são as melhores.

E as mais eficientes.

E lembre-se:

Gerenciar atividades nos dias de hoje, aonde tudo acontece muito rápido por causa da internet, smartphones e tudo que aumenta a velocidade de informação, não é mais somente um processo.

É uma arte.

Até a próxima.

CEO do Infortask - Apaixonado por desafios e inovação/ Administrador/ Especialista em Administração de Empresas - FGV. Possui experiência em Marketing, Gestão de Leads, Inbound Marketing, Saas, Adwords, SEO, Gestão enxuta, entre outros.