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Produtividade 29 de agosto de 2017

Dicas de como NÃO perder o Prazo na Empresa de Contabilidade!

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Como-Entender-as-Reais-Necessidades-do-Cliente

Sabe quando você chega ao final do dia e vem aquela sensação de que não conseguiu terminar absolutamente nada do que deveria? Se no momento você está passando por essa situação. Fique calmo. Nós vamos te ajudar. Lembre-se que este é o momento de revisar suas horas trabalhadas e organizar o dia a dia do seu negócio de forma simples e sem muitas complicações chatas.

Esse artigo tem como objetivo fazer você analisar seu ambiente e aprender Dicas de como nunca perder o prazo dos seus clientes de contabilidade! Então, está pronto? Vamos lá!

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1. CRIE UM MÉTODO PARA INTEGRAR A SUA EQUIPE! 

Métodos desde sempre são o motor que impulsionam o desenvolvimento e as mudanças na gestão de empreendimentos! E sabemos, claramente, que os negócios são formados nada mais do que por pessoas, engajadas e alinhadas para alcançar um único objetivo traçado. Dessa forma quem melhor do que a sua própria equipe para construir uma mudança?

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Todos sabemos que a mudança não é fácil. Principalmente a mudança de hábitos já enraizados e engessados, no ambiente de trabalho. Porém tais problemas podem se tornar sinônimo de grande oportunidade, dependendo do comportamento tomado diante da situação. Hoje algumas empresas para manter a margem de lucro e qualidade da entrega, estão dispensando alguns colaboradores que não conseguem executar mais de uma atividade e exigindo um desempenho maior daqueles que estão continuando no ambiente.

O reflexo dessa situação as vezes é o acúmulo de tarefas diárias para serem executadas com a mesma qualidade e um clima estranho e desagradável na empresa. Ao identificar que existe um problema de organização, que traz como maior consequência, queda de produtividade, é necessário uma transformação de pensamento e de atitude. E se a equipe tem esse conceito em mente, as mudanças acabam saindo de forma conjunta e altamente natural. Mas como alcançar isso? Veja: 

1) Estabeleça  um  processo  simples  e claro e  uma  rotina diária  e semanal. A maioria das vezes buscamos implementar soluções complexas e mirabolantes quando nos esquecemos que fazer o simples, mas fazê-lo diariamente pode trazer muito mais resultado.

2) Tenha  uma  reunião semanal  cronometrada com a equipe. É muito comum que reuniões de equipe sejam longas e pouco conclusivas. Sugiro então a seguinte metodologia: O  que  deu  certo (5 minutos): Começar uma reunião dando a oportunidade para sua equipe dizer o que deu certo, pode valorizá-la e motivá-la. Tente nesta hora reconhecer isso e aumentar o moral de sua equipe. O  que  deu  errado (5 minutos): Você perceberá com o tempo que a equipe sabe o que deu errado, e muitas vezes sabe como resolver, só não começou a realizá-lo. Neste momento também você abre espaço para equipe lhe mostrar problemas que você não sabia que existia.

Ao executar os dois primeiros pontos tenha em mente as ações planejadas na semana anterior. Ou seja elas deram certo ou errado e dê a oportunidade da equipe falar sobre outros problemas que não foram relatados anteriormente.Ações  a serem  tomadas (10 minutos): A partir do que foi relato você pode definir novas ações. Seja criativo neste momento. Pode ser que tenha percebido que a equipe maximizou o que deu certo e minimizou o que deu errado. Sugira ações que evitem isso. Também é importante determinar ações que sejam capazes de serem realizadas pela equipe.Inserir ações em  sistema de  controle: Não adianta reunir programar sem acompanhar a execução. Isso não significa fazer o lugar da equipe e muito menos ficar como um guarda controlando cada atividade. Sua equipe precisa ter autonomia e capacidade de execução, mas ela também precisa saber que você sabe exatamente o que está acontecendo. Tanto para respeitá-lo quanto para solicitar ajuda quando necessário.

Lembre que muitas vezes a equipe e até cliente podem ter bloqueios mentais isso leva e deliberadamente negligenciar informações. Desenvolver empatia com sua equipe e clientes é fundamental. 

2. USE UM SOFTWARE ONLINE DE ORGANIZAÇÃO SIMPLES  

 Ao estabelecer um método, é necessário e altamente relevante a utilização de sistemas simples que possam contribuir com essa mudança.  Assim, desde que não se torne um abuso para o colaborador, gerenciar o tempo com uma boa ferramenta de gestão online (já que vivemos na era da informatização e tecnologia, do qual não podemos fugir, mas aproveitar) pode ser a saída para essa situação.

Dessa forma é prioritário ter uma ferramenta que auxilie você para:

  1. Definir prioridades e prazos: Priorizando as demandas mais urgentes e com prazos curtos e as que podem ser resolvidas depois.
  2. Delegar atividades adequada com o perfil do colaborador: Você deve conhecer toda a sua equipe e saber quem é apto para cada atividade.
  3. Dar CLAREZA no pedido da atividade: Ao designar qualquer atividade, ser bem claro para que não tenha ruídos. Assim não correrá riscos da atividade não ser realizada.
  4. Auxiliar o Planejamento do dia sem deixar de realizar as atividades do dia anterior: Organizando dessa forma, a perca de tempo para entregar a demandas já existentes.
  5. Centralizar as atividades em um só lugar: Para evitar o acúmulo de papel desnecessário e a confusão de não saber, onde estão as atividades delegadas.  

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3. CONVERSE COM O SEU CLIENTE! Seja sincero e mostre qualidade. 

O segredo maior é: Conversar.

Para se conquistar uma boa amizade e um bom contato é necessário criar um vínculo próximo com o cliente. Isso traz uma diferenciação significativa em relação aos concorrentes. O contato entre a empresa/negócio e o cliente é de vital importância para o estreitamento das relações. O que acontece é que muitos escritórios de contabilidade não conseguem manter tal relação, ou por não saber como lidar com o cliente, ou pelo fato do cliente não responder aos pedidos solicitados. Mas existem algumas técnicas dos quais a empresa poderá praticar, para começar a exercitar o bom convívio com seu cliente. São elas:

1) Resolva os problemas de forma ágil: Mas como posso ser ágil? Ao entrar em contato com seu cliente, seja rápido em criar a atividade e colocar um prazo para que possa realizá-lo dias antes de entregar a demanda, evitando ter assim, dor de cabeça. A agilidade é um fator primordial para o atendimento. Mas, evite passar a mensagem de que você quer se ver logo livre do cliente o quanto antes – não confunda rapidez com descaso! O que o cliente quer, é que tudo esteja pronto. Mas para resolver os problemas deles, a empresa necessita de todas as informações possíveis. Na maioria das vezes, o cliente não é tão solícito, ou demora para responder. Assim, como resolver esse problema? Veja a segunda dica:

2) Saiba falar corretamente com o seu cliente: A maneira de falar, pode ditar como será o final da conversa. Falar com um cliente significa fazer ele se sentir bem, como se estivesse falando com um amigo, afinal, quem não gosta de conversar com seus amigos não é mesmo? Fazer ele se sentir bem vindo e tratá-lo com alguém importante, valoriza  e deixa a relação mais agradável. Sempre dê tempo para que eles expliquem o que querem, sempre ouça. Por fim, não deixe o cliente em uma “grande fila de espera do SUS”. Quando um cliente espera, um minutinho parece uma década, por isso, se tiver que parar a conversa, fale com o cliente se pode ligar mais tarde, para resolver o problema dele e retorne depois.

3)  Escute o Feedback do Cliente: Depois de praticar a arte de ouvir, está na hora de reter o feedback. Algo que é simples, porém pouquíssimo praticado nas empresas de contabilidade. Faça perguntas como, quais são as suas necessidades reais que acabei de ouvir. E pontue. Sempre pense em criar uma experiência personalizada de cada cliente. Para conseguir fazer isso, só retendo todo o feedback.

4) Pratique a técnica da: EMPATIA: Mais uma vez, ouvir é primordial. Sempre escutar o cliente, com toda a atenção e focar em suas principais necessidades. E para conseguir isso, foque em duas coisas importantes: Ser agradável e simpático. Parece muito clichê, mas realmente dá certo. A forma de tratamento, traz como resultado o aumento da confiança. A confiança é a base do negócio. Fazer tal investimento, ajuda na fidelização do cliente. Um trabalho assim, não é de uma hora para outra, mas ao cultivar tal relacionamento esteja ciente que haverá bons frutos.

4. SAIBA ORGANIZAR A SUA ROTINA SEM RECRIAR TAREFAS! 

      Toda empresa que lida com clientes têm prazos de atividades que se repetem e que são inadiáveis, sob penas de multas ou de perder o cliente em questão. Isso se torna mais evidente quando se trata de escritório de contabilidade. Tais atividades são as chamadas, atividades recorrentes, que são aquelas que se repetem com muitas frequência. Dessa forma, para gerenciar as atividades é necessário contar com um método que tenha tecnologia como base. Pense: Se você tiver 10 clientes e cada cliente seu demandar 5 atividades por mês, lá se vão 50 atividades para delegar em 30 dias! Portanto, nada de agendas, excel (veja, 5 sinais de que o excel já não é mais suficiente para a sua empresa) e nada de e-mails. O importante aqui é um gerenciador de tarefas que agregue estas demandas em um único lugar. Clique aqui e tenha a experiência de uma organização online simples e prática!

5. SAIBA COMO PRIORIZAR ATIVIDADES.

O que mais pode ser nosso aliado é o tempo. Porém, geralmente, quando mal administrado, acaba sendo inimigo. Tal situação, só pode ter fim, a partir do momento que ele é bem gerido. E bem gerido, não só individualmente, mas com toda a equipe. Pois, o que é prioridade para o gestor, talvez não seja prioridade para o resto da equipe, e é preciso então, analisar e alinhar isso. Como em nossa vida, também no trabalho a muito o que fazer. É difícil, fazer a escolha do que é prioritário, e daquilo que ainda não é muito urgente. Pois também, muitas vezes essas atividades dependem umas das outras, o que pode trazer uma parada no trabalho e atrapalhar todo o fluxo de organização e entrega. Assim, para estabelecer um grau de prioridade, você pode utilizar muitas técnicas como a MATRIZ GUT e outras técnicas como:

  1. Listar todas as Atividades: Faça uma lista de todas as tarefas da sua empresa;
  2. Identificar a linha de pré-requisitos: Identifique aquelas atividades que estão dependendo umas das outras;
  3. Identificar o Custo: Quanto tempo você precisará despender para realizar a tarefa? Pouco tempo ou muito tempo? Use uma medida qualitativa para avaliar essa tarefa.
  4. Identificar o Benefício: Isso vai trazer muito ou pouco retorno? Faça uma avaliação em termos de tempo, dinheiro, visibilidade etc.

Quer saber como priorizar atividades e fazer um ótima Gestão do tempo?  Veja mais em:

 

6. TENHA PACIÊNCIA COM SEU CLIENTE.

    Por fim, a paciência é algo primordial, para saber lidar com o seu cliente. Como já dito, saber ouvir, poderá trazer o estreitamento das relações, que sem dúvidas, fará toda a diferença no seu trabalho contábil. Sempre deixe seu cliente falar, mesmo que ele esteja enganado. Escute e aproveite para corrigir de forma amigável e solícita. Sempre pratique a empatia, se colocando no lugar do seu cliente, demonstrando que você consegue entender a dor deles! Se o cliente se altera, ou altera a sua voz, é mais recomendável que você fale um pouco mais devagar e em um tom mais baixo, pois quando se atende dessa forma, de forma clara e calma a tendência é a tensão espairecer e a raiva diminuir. Aprender a usar tais técnicas é essencial para levar a conversa tranquilamente e evitar confusões desnecessárias. A paciência vem sempre em primeiro lugar. Poder saber, quando desistir, ceder ou favorecer o cliente é vital. Respirar fundo e não levar para o lado pessoal, poderá ser um trunfo em suas mãos. 

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Ingrid Lima, Colunista do Blog Infortask trabalha na área de Marketing Digital com conhecimentos em Web Design.

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