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Produtividade 21 de agosto de 2017

Vença 2 Grandes Desafios para seu Escritório de Contabilidade!

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O avanço da tecnologia e a mudança de comportamento do consumidor geram vários desafios aos escritórios de contabilidade, neste post você entenderá um pouco mais sobre eles e como vencê-los.

O avanço digital é inegável não é mesmo? Você já deve ter ouvido falar em chatbots, sistema para organização de demandas online e sistemas digitais para contabilidade, como o contabilizei. Este avanços estão modificando a relação da empresas com o consumidor, isso também se mostra um desafio enorme.

Quais são os impactos destes desafios sobre as empresas de contabilidade? Com certeza aqueles que souberem vencer estes desafios irão crescer e fazer com que os seus clientes cresçam junto.

Em quais serviços você oferece um  diferencial? Há uma tendência de simplificação e automatização do pagamento e as obrigações fiscais para as pequenas e médias empresas. Quantos e quais seriam os clientes que permanecerem fiéis e solicitando seus serviços? A cada dia você terá que atender mais clientes em menos tempo.

Vamos apresentar para você agora os 2 grandes desafios para seu escritório de contabilidade neste cenário conturbado e lhe dar dicas de como vencê-los.

A revolução da contabilidade Digital

Se você nunca ouviu falar no conceito de contabilidade digital, ou software para organizar atividades de contabilidade vou tentar lhe explicar. Basicamente é usar a  internet como um meio para a realização de tarefas contábeis e tornar a atividade mais produtiva e eficiente. Você pode ouvir falar no termo Contabilidade online e ou contabilidade 2.0. Mas é preciso entender que estes avanços não vem para “substituir” o contador. Pelo contrário, ela vem para deixar seu trabalho mais eficiente, simples e rápido.

A contabilidade digital (online, virtual, 2.0, ou qualquer outra forma de denominá-la) é oportunidade, não ameaça. Através dela que o contador pode e deve qualificar os seus serviços. E isso ocorre a partir de ferramentas que só existem graças à internet, resumindo o contador que se posicionar como um consultor ainda é uma peça insubstituível – e assim permanecerá.

Se você já é um veterano em contabilidade, talvez veja toda essa revolução digital com desconfiança. Mas toda esta sua experiência aliada as infinitas possibilidades que a contabilidade digital pode lhe proporcionar, com certeza lhe trarão resultados fantásticos. Listei abaixo algumas vantagens que a contabilidade digital pode lhe trazer:

  1. Maior produtividade: fazer mais em menos tempo
  2. Maior eficiência: fazer melhor por um custo menor
  3. Melhor atendimento: maior oferta de canais de contato com o cliente
  4. Maior disponibilidade: sem prejudicar sua rotina
  5. Crescimento: possibilidade de atender mais clientes
  6. Diferenciais competitivos: pode ser a produtividade, eficiência, atendimento, entre outros fatores proporcionados pelo meio digital.

 

O desafio da contabilidade digital tem ao seu lado o desafio a automatização dos processos. Isso não é possível sem planejar como as tarefas serão distribuídas e quem se responsabilizará por determinadas funções, como será a inter-relação das áreas internas de seu escritório e dele com seus clientes; Você quer saber como organizar online suas atividades contábeis? Saiba aqui!Também é importante mapear os processos que são realizados e os tempos que cada um necessita, pois a indefinição pode levar à sobrecarga de alguns colaboradores em comparação com outros.

Algumas tarefas poderiam e precisam ser automatizadas, por exemplo, os relatórios precisam ser salvos em uma pasta, depois enviados para o cliente por meio de anexos nos e-mails ou um colaborador precisa informar o outro de que já terminou sua parte em determinada tarefa para que o outro comece a executar sua parte. Tudo isso consome mais tempo que o necessário. Automatizar as tarefas é uma excelente forma de otimizar o tempo gasto com cada uma delas, evitar gargalos na execução e diminuir os equívocos que possam acontecer no dia a dia de seu escritório contábil.

Agregar valor ao Cliente

Atender bem ao cliente não significa bajular ou ter uma equipe sorridente, mas ajudar o cliente a entender exatamente como interpretar os seus relatórios de contabilidade e como melhorar a gestão e as margens de sua empresa com esses dados. Desta forma agregando real valor ao cliente, onde ele deixa de entendê-lo simplesmente como uma necessidade, por não ter especialidade naquele assunto, para um potencializador do negócio, aumentando ganhos ou evitando perdas.

Talvez você ainda não tenha percebido, mas seu cliente mudou. Ele não é o mesmo sequer de cinco anos atrás. De lá para cá, a forma como ele consome serviços diversos foi totalmente alterada pela internet e as facilidades por ela promovidas. O cliente está mais rápido e exigente. Além disso é fácil encontrar soluções contábeis oferecidas por concorrentes, comparar preços, negociar.

O contato entre a empresa e seus clientes passou de pouco frequente e superficial para mais presente e aberto. O grande desafio agora é proporcionar melhor atendimento ao cliente, aproveitando-se da tecnologia, automatizando processos, não deixando de entregar demandas por esquecimento e mantendo o controle de um contato constante com seu cliente.

Quantos canais de atendimento seu escritório possui? E-mail, telefone, portais de clientes, redes sociais, chats nos sites e até whatsapp já começam a ser utilizados para facilitar o atendimento aos clientes. Essa tendência chama-se omnichannel e basicamente define que o cliente tem o direito de ser respondido por seus atendentes independentemente do canal de comunicação que utilizar. Como tal técnica já utilizada pelo e-commerce, com certeza você já deve sentir a demanda do cliente desejar ser atendido por vários canais. No entanto, deve-se tomar cuidado para que a informação não fique perdida, é preciso atender ao cliente, mas suas demandas não podem ficar esquecidas no chat do whatsapp ou na caixa de e-mail.

Para vencer o desafio da Contabilidade Digital/Automatização de processos e Agregar valor ao Cliente/Atendê-lo bem apresentarei algumas estratégias:

  • Mídias Digitais como Ferramentas para seu Negócio:

Segundo uma pesquisa 33% dos escritórios contábeis utilizam as funcionalidades das redes sociais como forma de divulgar sua empresa, comercializar os seus negócios Entre os outros 70%, alguns escritórios planejam ingressar em um futuro próximo. As empresas que utilizam as mídias sociais dizem que os maiores benefícios de se ter presença digital estão no aumento da satisfação do cliente, seguido pelo benefício de atrair e conquistar novos negócios.

Por isso, defina quem, quando e como irá atender cada tipo de canal e solicitação, assim seu cliente passará a ter novas possibilidades para contatá-lo e encontrará mais valor nos serviços que você presta, afinal, sua empresa estará presente sempre que ele precisar, onde ele precisar e quando surgir uma necessidade ou urgência. Você precisará também conhecer o mercado, identificar os desejos do cliente e mapear as ações da concorrência.

Desta forma gerenciar as atividades de atendimento ao Cliente é extremamente importante. Este problema pode ser resolvido de forma simples com sistemas como Infortask, que é focado focado na gestão de atividades e avisam seu pessoal em caso de pendências tanto dos clientes quanto dos atendentes, agilizam e centralizam a troca de arquivos, dentre outras funções que podem evitar que o cliente e seu escritório sejam surpreendidos.

  • Gerencie Melhor sua Equipe aumentando a Produtividade.

Os números mostram que em média apenas 3% das horas trabalhadas nos envio de algum tipo de obrigação fiscal e contábil dos escritórios contábeis são destinadas ao planejamento do negócio, vendas, marketing e gestão interna; 9% das horas são utilizadas em capacitação dos funcionários; 11% empregadas nas rotinas administrativas dos escritórios, ou seja, apenas 23% do tempo total disponível é gasto com atividades internas e manutenção dos negócios da contabilidade. Os outros 77% das horas são gastos em 12% na geração de relatórios e apresentações que apoiam a gestão de seus clientes e 65% em atendimento às demandas governamentais.

Desta  forma torna-se urgente melhorar a produtividade uma forma de fazê-lo é saber exatamente quais são as atividades que estão pendentes, ou gerando retrabalho. Para isso é importante:

  1. Planejamento diário: Ao chegar ao trabalho (pela manhã), montar as demandas pendentes do dia anterior e planejar o dia, delegando claramente as responsabilidades;
  2. Saber como anda a atividade que precede a dele e da qual ele depende. Poder cobrar isso, deixar isto registrado de maneira clara para todos. Assim evita-se além de retrabalho. Possíveis problemas interpessoais na equipe.
  3. Garantir que as informações venham de forma completa/correta para fazer um “bom trabalho”, não gerar multas, não criar retrabalho, não “perder tempo” corrigindo problemas (se virando).

Utilizar ferramentas que gerenciam as atividades da equipe como o Infortask gerará enormes ganhos a seu escritório de contabilidade, pois você terá o controle das atividades realizadas, demandas realizadas e a produtividade de sua equipe.

  • Equipe preparada

Parece clichê falar sobre uma equipe preparada, mas de fato sem engajamento de seu time em vencer estes desafios provavelmente você não obterá sucesso. Perceba que não usei o termo “capacitada”, pois tenho a certeza que seu escritório tem pessoas que são capazes de executar bem a rotina contábil, caso contrário você não estaria prosperando.

Sua equipe deve estar preparada para lidar com a velocidade e versatilidade exigidas pela contabilidade digital e por uma exigência cada vez maior em agregar valor ao cliente. Sugiro que invista tempo conscientizando sua equipe sobre:

  1. Atualizar o status das atividades
  2. Estar disponível ao cliente
  3. Reestruturar periodicamente os processos
  4. Estudar e se atualizar.

O desafio da contabilidade digital lhe oferece a oportunidade de ser mais produtivo, desta forma ganhar mais com menor esforço. Já o desafio de agregar valor ao cliente exige um contato digital e qualificado com seu cliente e principalmente uma equipe preparada para encarar estas novas demandas.

Espero que este post tenha ajudado = ).

Empreendedor, Sonhador e realizador (nem sempre com êxito). Desenvolvo pessoas e através delas negócios, usando sempre a colaboração como instrumento de empoderamento.

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