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Produtividade 12 de abril de 2017

Como não perder tempo na entrega das demandas dos clientes

Artigo12.04(Blog)
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Quando está chegando ao final do dia vem aquela sensação de que não produziu nada do que deveria, ou quando concluiu várias tarefas e ao olhar para a mesa ou computador e ainda ver que existem atividades muito mais importantes para concluir? Se você está passando por essas sensações, é hora de revisar suas horas trabalhadas e a situação do dia a dia da sua empresa.

Por isso criamos esse artigo para que você possa analisar seu ambiente e aprender dicas de como não perder tempo na entrega das demandas dos clientes.

Planilha 5W3H (2)

1 – Crise: demandas a mais e colaboradores a menos

Crise significa mudança ou até mesmo uma grande oportunidade, vai depender do seu comportamento diante dessa situação. Hoje algumas empresas para manter a margem de lucro e qualidade da entrega, estão dispensando alguns colaboradores que não conseguem executar mais de uma atividade e exigindo um desempenho maior daqueles que estão continuando na empresa. O reflexo dessa situação as vezes é o acúmulo de tarefas diárias para serem executadas com a mesma qualidade.

Desde que não se torne um abuso para o colaborador, gerenciar o tempo com uma boa ferramenta de gestão pode ser a saída para essa situação. 

Uma ferramenta que auxilie você em:

1.1 – Definir prioridades e prazos (priorize as demandas mais urgentes e com prazos curtos e as que podem ser resolvidas depois).
1.2 –  Delegar atividades adequada com o perfil do colaborador (você deve conhecer toda a sua equipe e saber quem é apto para cada atividade).
1.3 – Clareza no pedido da atividade (ao designar qualquer atividade, seja bem claro para que não tenha ruídos. Assim não correrá riscos da atividade não ser realizada).

2 – Check List diário

Objetivos e metas devem fazer parte da vida de cada pessoa, desde que seja seguido à risca.
Saber o que precisa ser feito durante o dia ou na semana e criar uma lista como metas, facilita muito para uma organização diária.
Saber separar por prioridade e se as atividades que estão para serem feitas, podem ser realmente executadas em um único dia, ajuda até no seu psicológico. Pois é bem melhor se sentir realizado pelas tarefas que você priorizou, em vez de colocar muitas atividades e ver que não executou nada. Não é mesmo?

Conheça a Planilha Matriz GUT e priorize suas atividades, basta clicar aqui em baixo.

3 – Equipe de mãos e referências dadas

Executar uma atividade com rapidez não é um dom que todo mundo tem. Por isso as referências servem com um guia para o andamento da atividade e como para um o gestor e sua equipe é fundamental ganhar tempo na entrega das atividades, as referências entram com um papel fundamental para a execução.

Algumas ferramentas possuem esse espaço para adaptar uma referência que seja como livros, imagens, relatórios da última atividade, históricos e registros para que possam guiar sua equipe para finalização.
Criar essas opções para sua equipe é mostrar uma rota, um caminho para uma solução.

Leia também esse conteúdo no Blog do Administradores:

Como gerar prazer no trabalho de equipe?

4 – Rotina do bem

Rotinas são aliadas da organização!

Criar rotinas é saber antecipadamente o que será feito e se preparar para algum imprevisto, caso aconteça.
Uma rotina do bem pode possuir:
– checar o e-mail ao chegar no ambiente de trabalho

  • Listar uma check list do que será feito
  • Reparar a atividade que não foi  finalizada no dia anterior (isso se você não se organizou como no tópico 2)
  • Registrar demanda em um local seguro.
  • Usar a nuvem

 

Depois de todas essas etapas de planejamento, organização de tarefas e adequar uma rotina ao seu dia é hora de colocar em prática. É preciso muita disciplina e foco do gestor para aplicar essas metas e chegar ao objetivo que é manter o cliente satisfeito.

Acesse outros conteúdos em nosso blog. Como:

Como atender vários clientes sem perder a qualidade?

Uma ferramenta para sua empresa…

O infortask é um gerenciador de atividades que ajuda você nesses desafios diários de gestão de tempo e pessoas. Nós ouvimos sua empresa, suas necessidades e objeções que possam diminuir sua produtividade.
Comece hoje a tratar o tempo como aliado da sua empresa e não como concorrente.

Publicitário em formação, Marketing na Infortask. Conteúdo. Mídias sociais. Pratica tênis, natação, futebol e um grande apreciador de Big Tasty.

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