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Produtividade 29 de janeiro de 2018

Como fazer um bom checklist para sua empresa

Como fazer um bom checklist para sua empresa
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Gestores produtivos entregam resultados, e um dos segredos deles é que sabem como fazer um bom checklist para sua empresa, pois a vida corporativa não é fácil. São várias as atividades que demandam atenção, que muitas vezes fica difícil se orientar entre elas. Ainda bem que existem várias ferramentas que organizam as demandas que é uma empresa. E, por mais ultrapassado que pareça, a checklist continua sendo uma das mais eficazes.

O princípio continua o mesmo: estabelecer uma sequência de tarefas a serem cumpridas para organizar nossa vida. Seja ela corporativa ou pessoal. Assim, evitam-se assim futuros esquecimentos, falhas, faltas, e por aí vai. De uma lista de supermercado a uma planilha de um grande projeto, a boa e velha checklist é como aquela palha de aço que todo mundo conhece: tem mil e uma utilidades.

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SE FAÇA ESSAS PERGUNTAS:

A) Porque fazer um checklist de atividades para sua empresa? 

Pois ele pode lhe proporcionar alguns resultados positivos e a um baixíssimo custo afinal existem várias ferramentas gratuitas e pagas e você pode compará-las acessando o material que preparamos para você.

Alguns dos benefícios que podem justificar a adoção de bom check lists para suas empresa:

Segurança: uma lista funciona como uma rede de segurança cognitiva. Detecta falhas mentais que costumam brotar da complexidade do trabalho moderno.

Eficiência: as equipes tornam-se mais rápidas e eficientes quando se acostumam a utilizar checklist.

Foco: talvez um dos maiores desafios. Quando uma equipe adota a checklist, os profissionais ficam livres para se concentrar no que é realmente importante.

B) Os tipos de bons checklist para sua empresa: 

Na sua empresa existem dois tipos de checklist que serão mais utilizados e apesar de serem parecidos tem objetivos diferentes são eles:

Controle o andamento de uma atividade: Um exemplo é um reparo ou pequena reforma, ou atendimento de um serviço a um cliente. Assim é possível verificar a progressão item a item a ser entregue.

Conferência: Um exemplo são as verificações de manutenção e prevenção, onde é possível saber facilmente é um situação ou objeto está adequado para determinada finalidade.

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AGORA SAIBA O QUE FAZER:

1. Como estruturar um bom checklist de atividades para sua empresa:

Defina o objetivo do checklist: O checklist deve ter um objetivo claro para os todos envolvidos. Uma boa prática é definir um título ou nome que represente bem esse objetivo.

Verifique se cada item é realmente um passo crítico: checklists muito extensos podem dificultar a sua aplicação na prática e tomar muito tempo da equipe. Para evitar isso, foque em itens que sejam essenciais para atender normas específicas ou que irão gerar uma informação importante para um plano de ação futuro.

Organize de acordo com segmentos: Uma empresa é composta de diferentes setores e estes têm diferentes etapas. O melhor a se fazer na hora de criar um checklist é organizá-lo de acordo com segmentos. Esse tipo de atitude vai simplificar o seu trabalho, pois será muito mais fácil encontrar as informações desejadas se você souber onde e como procurá-las.

Utilize textos concisos e objetivos: É importante que cada item a ser verificado tenha uma escrita clara e seja facilmente compreendido por quem irá aplicar o checklist. Isso evita divergências nas respostas e dúvidas de novos funcionários.

Uma tarefa por vez: fazer várias coisas ao mesmo tempo é para quem consegue. Pesquisas mostram que só 2,5% das pessoas são capazes de realizar mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Por isso, procure tocar uma atividade por vez, e com dedicação.

Priorize as tarefas: Ao longo do dia para conseguir ser mais eficiente suas tarefas podem ser separadas por:

1) o que for mais urgente e importante – comece por elas;

2) importante, mas pendente – dê atenção a elas até o fim da semana;

3) urgente, mas não tão importante – delegue;

Termine organizando: todas as manhãs, elabore e revise sua lista. E, no fim do dia, deixe sua mesa organizada de novo e liste suas tarefas para o dia seguinte. Simples assim. Não tem por que você não adotar esse costume a partir de hoje, né.

2. Como os controlar o andamento de Check List para sua empresa: 

Respeite o fluxo do trabalho: Caso você tenha chek list de simples verificação na sua empresa é importante respeitar a sequência em que o responsável realiza as verificações.

Teste o checklist na prática: Antes de implantar um novo check list na sua empresa, é essencial que você aplique e teste ele na prática. Assim você poderá ajustar alguns pontos que farão toda a diferença no dia a dia de quem irá executar essa atividade.

Aplique e controle o checklist digitalmente: Como foi dito no começo deste artigo existem várias ferramentas digitais para construir e controlar checklist. Com eles você torna esse processo mais rápido, organizado e confiável. Preparamos um comparativo entre as várias ferramentas disponíveis acesse aqui

3. Como aprender com Check List: 

Os check list podem ser grande fonte de aprendizado e melhorias para sua empresa, para que isso aconteça no entanto é necessário o check list seja utilizado, compartilhado e avaliado periodicamente, você poderá:

Avaliar o nível de entrega de sua equipe: Quando o check list é utilizado para acompanhar o andamento de um pequeno projeto, se você controla este checklist atrelando a ele datas, poderá avaliar o quanto sua equipe é capaz de executar em um determinado período de tempo. Com esta informação poderá prever receitas, prazos para entrega de serviços etc

A qualidade de serviço: Ao criar checklist de verificação você pode por exemplo conferir se o seu produto ou serviço foi finalizado de maneira adequada e aprender com os dados destas verificações Além disso pode evitar percas ou quebras de equipamentos e produtos gerando grande economia.

Para poder aprender de maneira eficiente, sua empresa pode utilizar um sistema que ajude você a controlar, compartilhar e aprender com seus checklists, e o Infortask, pode lhe ajudar muito neste processo.

 

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Empreendedor, Sonhador e realizador (nem sempre com êxito). Desenvolvo pessoas e através delas negócios, usando sempre a colaboração como instrumento de empoderamento.

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