O sistema mais simples e prático de gestão de atividades
Gerenciamento de Atividades 21 de setembro de 2017

Atividades no Prazo? Resolver é SIMPLES!

É fácil gerir atividades, descubra!
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Qual é o gestor que não sofre com atividades fora do prazo não é mesmo? Mas você sabia que resolver este problema pode ser mais simples do que você imagina?

Neste post mostrarei que não há segredos para entregar atividades no prazo, mas é claro que você precisará de uma dose de disciplina para chegar lá. No final, compartilho uma planilha que lhe ajudará a parar de sofrer com atividades fora do prazo.  Tenha uma boa leitura!

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1.  Sobre as Atividades Diárias!

Muitas vezes as atividades não são cumpridas porque simplesmente não foram bem delimitadas. Descrever bem cada atividade é importante, mas tome cuidado para não ser extremamente detalhista, lembre-se se você está precisando ser detalhista demais talvez esteja delegando para a pessoa errada.

A má delimitação do que precisa ser feito pode ainda levar sua equipe a fazer errado; gastar tempo buscando lembrar o que precisava ser feito, ou então entregar resultados parciais. Uma dica é entender o que são micro atividade e como gerenciá-las

De todos os prejuízo de uma má delimitação, sem dúvida,  fazer errado é o que mais gera prejuízo, pois inconscientemente o gestor pode punir o colaborador que de fato “entregou resultado”, mas seu entendimento foi equivocado. Assim criando uma barreira para resultados futuros.

2. Sobre o Responsável 

As tarefas não foram feitas porque não foram delegadas para pessoas adequadas. E por incrível que pareça este erro é cometido com mais frequência do que se imagina. Lembre-se que o objetivo de atividade ou tarefa é que sua execução gere resultados positivos para a empresa.

Digo sempre que cada tarefa para ser executada precisa de um tripé que é tempo, recursos e técnica. Ao delegar uma atividade, lembre que a pessoa precisa ter tempo hábil para executar, mas também ter os recursos de infra-estrutura necessários e ainda ter as técnicas ou conhecimentos necessários para entregar determinado resultado.

Desta forma quando a repassamos para pessoas não capacitadas poderemos ter uma entrega, errada, atrasada ou não existir entrega alguma. Uma dica para melhorar é procurar conteúdo específico de como delegar responsabilidades dentro de sua equipe.

3. Sobre a Previsão de Tempo

Calma, não estou me referindo a se vai ou não chover  = )

As atividades atrasam porque os prazos estão errados.

Basicamente três coisas podem ocorrer. Primeiro, muitas pessoas definem e não colocam prazo, e além disso não tem a minha ideia de quanto tempo de esforço será necessário.  

Segundo você dá muito prazo para uma ação, o que na minha opinião acontece pouco, e então tudo acaba a ser feito em cima da hora.

Terceiro os prazos são curtos demais e as pessoas não conseguem finalizar as tarefas a tempo nunca o que acaba por desmotivá-las.

Determinar o prazo adequado e quando tempo será gasto para execução de cada tarefa é fundamental. Mas esta exatidão só se adquire com o tempo, por isso é importante avaliar periodicamente se o tempo de entrega e os prazos estão adequados e ajustá-los a complexidade da execução e a quem e a capacidade da pessoa que está responsável.

Por isso dedique-se em aprender o mínimo necessário sobre uma gestão produtiva do tempo. Com certeza depois de poucas horas de estudo e muitas horas de prática você fará será especialista em “previsão do tempo”.

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4. Sobre saber a Realidade!

O que vale é o que de fato foi feito. Se sua equipe tem um nível de entrega ruim, aceite isso. Não adianta maquiar números e resultados, você não está enganando a ninguém, nem a você mesmo!

Existem diversas formas de controlar suas atividades, mas se os dados coletados não refletirem a realidade, todo o esforço será em vão. Por isso, quanto mais claro ficar para você gestor o quanto precisa melhor, mais fácil será melhorar seus resultados daqui para frente.

5. Sobre como Subir Meta, e Dobrar a meta! = )

Metas são como salto com vara! O atleta busca sempre saltar um centímetro mais alto, somente um centímetro! O grande problema é que quando resolvemos acabar com entregas atrasadas e falta de resultado queremos aumentar o sarrafo em metros e não em centímetros e ficamos frustrados quando não conseguimos.

Subir as metas aos poucos só é possível se eu trabalho com a realidade da capacidade da minha equipe, se controle bem os prazos, sei delegar para pessoas responsáveis e está claro a atividade que precisa ser feita.

Além disso é preciso entender o mercado que você atua, quais os objetivos da sua empresa e a equipe que você tem. Existem materiais específicos que lhe ajudam a definir metas de dentro de uma pequena empresa

6. Sabe o Status das atividades?

Saber o que está acontecendo e atuar antes de perder o prazo é importantíssimo, pois permite que correções sejam feitas próximas do acontecimento aumentando grandemente a assertividade das providências tomadas.

Mas você pode estar se perguntando: “Mas não tenho como saber tudo o que todos estão fazendo”. E você está completamente certo, por isso é importante que você tenha uma ferramenta que o auxilie, pode ser uma planilha compartilhada, ou até um sistema simples de gestão de tarefas.

7. Classifique as atividades 

Você leu o texto até aqui e pode se perguntar: “Tudo bem, tudo o que falou é fácil implementar, mas é que tenho muitas coisas a fazer”. Você está certo novamente, por isso mais importante do que saber quais atividades fazer e saber as que você não vai fazer!

Existem várias técnicas para isso, eu sugiro a Matriz GUT. Estas técnicas lhe ajudarão a entender o que “não precisa ser feito” pelo menos imediatamente. Então você pode focar no que realmente é importante e garantir a entrega.

8. Tenha Disciplina! 

Você não vai entregar atividades no prazo se não desenvolver disciplina e rotina, é como no esporte, se você deixa de treinar todos os dias provavelmente não chegará ao seu objetivo,  gosto muito de uma frase do técnico Bernardinho que  diz:

“Lembre-se que cada dia que você deixa de treinar, significa mais um dia distante da realização dos seus sonhos”

Então para que você tenha as atividades de sua equipe em dia você precisa somente delimitar atividades, responsáveis e prazos. Estar atento a realidade. Acompanhar as metas e o status. Agir com disciplina, como um atleta treinando diariamente.

Produzi um material muito legal, uma planilha que você pode implementar hoje mesmo em sua empresa, basta clicar no banner abaixo e baixá-la gratuitamente.

Gerencie sua equipe e melhore a produvidade

Empreendedor, Sonhador e realizador (nem sempre com êxito). Desenvolvo pessoas e através delas negócios, usando sempre a colaboração como instrumento de empoderamento.