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Gestão de equipes Produtividade 14 de março de 2018

9 passos para implementar novos processos, métodos e sistemas

Implementar novos processos, metodologias e sistemas
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Um erro muito comum ao implementar novos processos, métodos, e sistemas é pressupor que basta ensinar como funciona e pronto. As pessoas irão agir conforme foi orientado deste dia em diante.

Muitos fatores emocionais, de infraestrutura e de cultura organizacional podem influenciar neste processo. Este passo a passo vai lhe ajudar a criar um caminho mais fácil com menos resistência e mais empatia para garantir a adoção destes novos processos pela sua equipe.

Preparamos este material com 9 Passos para você obter sucesso neste desafio:

Como implementar novos processos, metodologias e sistemas

1º Passo: Comprometimento verdadeiro da diretoria para implementar novos processos, métodos e sistemas.

Sem o real comprometimento com o passar do tempo a equipe começa a receber uma “mensagem subliminar” de que “isso não é importante” e ainda pior é impressão que “se não fizer isso não tem problema, ninguém vai perceber, nem me cobrar”.

 

2º Passo: Montar um discurso de valor para usuário final

Quando implantamos um sistema e/ou metodologia é muito comum pensarmos em como esta metodologia facilitará a nossa vida, mas é melhor pensar em discursos que ajudem ao usuário final entender a vida dele ficará mais fácil após esta mudança.

 

3º Passo: Entender bem o processo e marcos de sucesso

É preciso ter claro qual processo será otimizado com o novo sistema e/ou metodologia e a partir deste entendimento definir marcos de sucesso escalados, ou seja começando pequeno para depois crescer.

 

4º Passo: Mitigar o feito dos sabotadores

Em toda empresa existem pessoas que serão contra mudanças, pelos mais diversos motivos. O que precisa ser feito é identificar quais são os possíveis “sabotadores” e criar formas simples de mitigar seus efeitos.

 

5º Passo: Encontrar o melhor momento para implementar novos processos, métodos e sistemas.

Uma mudança exige dedicação e esforço, por isso analisar a sazonalidade de demanda dos setores da empresas e os projetos em andamento é importante para entender quando e por onde começar a mudança.

 

6º Passo: Conseguir apoio de influenciadores e sabotadores

Principalmente em times grandes é preciso ganhar o apoio de pessoas de grande influência e também dos possíveis sabotadores. Neste momento não fique restrito a estrutura formal da empresa, pois os laços de amizade são muito importantes.

 

7º Passo: Criar um momento de Ruptura

Experimente, toda vez que estiver pronto para implementar uma mudança faça uma “reunião celebrativa” que “abre um momento melhor. Isso será importante para mostrar a importância do que virá e animar para o desafio.

 

8º Passo: Acompanhar periodicamente

Depois de iniciado o processo é preciso acompanhar, sugiro: diariamente nas 2 primeiras semanas;semanalmente nos 3 primeiros meses e quinzenalmente dia por diante. Tome cuidado nos acompanhamentos de passar a impressão de “pegar no pé”. Esteja pronto para uma “queda nos resultados” no primeiros dias.

Vale a pena dizer lembrar que para implementar novos processos, metodologias e sistemas. Uma ferramenta que gerencie atividades e planos de ação é fundamental. Convido você a conhecer o Infortask e solicitar uma conversa com nossa equipe.

 

9º Passo: Criar momento da vitória

Depois de um período onde é possível perceber que o novo sistema/metodologia foi absorvido pela equipe, crie um momento para reunir todos para mostrar que conseguiram. Isso criará um efeito mental de abertura para novas mudanças no futuro.

 

Espero que após esta leitura você tenha percebido que a adoção ou não adoção de novos processos, metodologias e sistemas por sua equipe pode estar nos detalhes. Este detalhes estão relacionados a facilidade que você proporcionou e a empatia que gerou na equipe.

Garanta daqui para frente que você criou o caminho mais fácil e tenha a empatia de sua equipe e tais ações estarão lhe ajudando a turbinar seus resultados daqui para frente.

 

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Empreendedor, Sonhador e realizador (nem sempre com êxito). Desenvolvo pessoas e através delas negócios, usando sempre a colaboração como instrumento de empoderamento.

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