O sistema mais simples e prático de gestão de atividades
Gerenciamento de Atividades 6 de novembro de 2017

5 passos para calcular o custo por Atividade!

Blog
Share on Facebook0Tweet about this on TwitterShare on LinkedIn0Share on Google+0Email this to someone

5 passos para calcular o custo por Atividade!

Sabia que segundo o Sebrae a falta de planejamento e controle financeiro é fator determinante para o sucesso de uma empresa? Eles fazem parte da gestão empresarial que quando não é bem executada aumenta em 75% as chance de falência das empresas nos primeiros dois anos. 

É animador que em nosso país o número de falências por falta de gestão empresarial diminuiu mais de 30% nos últimos 10 anos. Considerando ainda os dois anos de crise (15 e 16), onde o número de falências aumentou.

Ainda assim a maioria das empresas, principalmente pequenas e médias empresas não mapeia os custos. É certo que tal mapeamento é mais fácil para negócio menores e de menos complexidade, no entanto é necessário para qualquer empresa.

Neste post apresentamos um passo a passo de como você pode começar a calcular os custos de produtos de sua empresa atividade por atividade, colaborador por colaborador e também lhe oferecemos gratuitamente uma planilha que lhe auxiliará neste processo.

Então, vem comigo?

Planilha 5W3H (1)

As vantagens imediatas para  entender os custos são:

  1. Entender qual o “serviço mais lucrativo”;
  2. Ter um noção real de ganho com os serviços prestados;
  3. Poder identificar colaboradores mais produtivos e remanejar a equipe de forma mais lucrativa.

 

1º Passo: Defina as atividades centrais em cada produto/serviço 

 

Cada produto que você oferece em sua empresa tem processos centrais, são as etapas sem as quais você não consegue entregar o que foi prometido ao seu cliente. Caso os tenha simplesmente em sua cabeça ou na cabeça de seus funcionários é bom documentá-lo de forma simples, como se fosse um passo a passo e nele você identifica quais são os processos centrais.

Quer um exemplo? Em uma loja de roupas onde o processo central na venda de roupas pode ser definido como Análise de Estoque; Orçamento; Compra; Armazenagem; Exposição e Venda. Existem inúmeras outros pequenas atividades associadas a estas, mas se estas não forem executadas o produto não é entregue, assim são atividades centrais.

Documentar as atividades centrais é importante pois dá foco mental aos pontos importantes da entrega do seu produto. Um erro muito comum em empresas é desprezar a maneira como estruturam essas atividades, alguns não as têm padronizadas, outros deduzem que todos da equipe conhecem, ou ainda o processo teórico não representa a realidade.

Em qualquer um dos casos haverá distorção, por isso dedique um tempo criando este passo a passo dos principais processos. Caso já tenha estes processo prontos é bom revisar este processo. Na planilha que disponibilizamos caso não tenha este processo pronto você terá a oportunidade de criar as etapas centrais na planilha.

Grafico

2º Passo: Levante as horas gastas por atividade

 

Após entender as atividades centrais é possível mensurar as horas gastas em cada uma delas. Saber como calcular horas trabalhadas é importante para isso sugiro duas abordagens:

Dedução baseada na experiência: Quando a gestão de uma empresa tem experiência na execução de uma atividade é possível mensurar com certa exatidão o tempo necessário para a conclusão desta atividade.

No entanto deve-se considerar que não se trata somente da experiência é preciso considerar também a capacidade de entrega da equipe, pois é muito comum a gestão entender é precisa de um tempo menor do que realmente é necessário.

Medição baseada na observação: Este é sem dúvida o mais seguro, pois é baseado no acompanhamento real da atividade, no entanto é mais complexo e lento, pois algumas atividades tem sua recorrência distante, não podendo ser facilmente medida.

Seja qual for a maneira encontrada para medir o tempo gasto por atividade central se faz necessário atualizar estas informações periodicamente, pois o tempo de vai variar de acordo com a equipe e tecnologia empregada.

A forma de calcular é feita pela soma das atividades secundárias associada a atividade central, veja um exemplo:

Atividade Central: Orçamento de Compra

Avaliação sistêmica de estoque – 1h

Conferência física – 2h

Solicitação de Orçamentos -1h

Avaliação de Orçamentos – 30m

Envio de orçamento para autorização – 5m

Tempo gasto para atividade Orçamento de compra: 4h35m.

 

3° Passo: Levante quais são os custos totais envolvidos 

Quando se sabe quais os processos centrais e as horas gastas torna-se mais fácil definir os custos eles podem ser:

Custos Diretos: São todos os custos diretamente ligados aos produtos e geralmente são mais fáceis de identificar, como matéria-prima, insumos e mão-de-obra de funcionários dos centros de custos produtivos.

Custos Indiretos: já estes, ainda que ligados aos produtos, são um pouco mais difíceis de serem identificados, como mão-de-obra de funcionários dos centros de outros centros de custos, mas que prestam serviço referente a fábrica como manutenção, almoxarifado, ferramentaria, gerência e planejamento, etc. e os demais gastos de fabricação (GGF), que englobam todas as despesas relacionadas a fábrica (exceto as diretas).

Despesas: são todos gastos relativos a administração da empresa, como a área comercial, marketing, desenvolvimento de produtos e o financeiro.

Ou seja, são os gastos que a empresa precisa ter para manter a estrutura funcionando, porém não contribuem diretamente para geração de novos itens que serão comercializados.

Estes são os mais difíceis de dividir por produto. Recomendo que os custo sejam divididos proporcionalmente ou segundo o faturamento gerado por cada produto, ou então pelo número de horas gastas em cada produto em razão do total de horas empregadas pela empresa.

O rateio do custo indireto também deve ser feito por atividade considerando o percentual de impacto da atividade nas horas totais para produção de determinado produto.

Na tabela abaixo você pode perceber como calcular o custo por atividade, considerando custos diretos e indiretos

Sem título

4° Passo: Cruze o custo total da atividade com as horas gastas e a Receita por atividade.

 

Ter uma estimativa de quanto custará a hora trabalhada com as informações anteriores levantadas é simples. basta dividir o volume de horas gasto em uma atividade pelo custo total para que aquela atividade fosse realizada.

Assim você terá a seguinte fórmula:

Custo por hora da atividade Y = Custo da atividade + (Custo proporcional da atividade/Total horas da atividade).

Não esqueça de considerar o custo por hora deve considerar o gasto com equipe. Desta forma se você tem 3 pessoas realizando uma atividade que dura uma hora. Some o custo total do salários dos três colaboradores, dívida pelo número de dias trabalhados. Após divida pelo número de horas trabalhadas em um dia, desta forma você tem o custo por hora.

Veja o exemplo abaixo:

lala 2

Para definir a receita por atividade sugiro que use a regra de proporcionalidade, se seu produto gasta 10h para ser produzido é dividido em 4 etapas separe a receita de forma proporcional, segue uma tabela como exemplo:

lala 3

Tal tarefa é fundamental pois pode lhe ajudar a atuar em três frentes:

Precificação: Avaliar se o preço final do produto é de correto ou precisa de ajustes.

Redução de Custos: Alguma atividade tem um custo acima da média que pode ser reduzido

Inovação: Quando preço não pode ser alterado e nem custos. Abre-se um grande espaço para mudar a maneira de entregar o produto abrindo espaço para inovação.

5° Passo: Registre e Controle as atividades  

 

O custos e o tempo gastos em uma atividade podem variar ao longo do tempo por isso é preciso controlá-los para entender como se comportam e realizar ajustes ao longo do tempo.  Para isso além de no seu controle constar o custo por hora de cada atividade, deve também identificar quem realizou tal atividade, qual o tempo necessário para desenvolver tal atividade e se ela proporcionou lucro ou prejuízo para a organização.

Ao implementar estes 5 passos simples e monitorá-los sempre sua empresa certamente não entrará para as estatísticas iniciais. Só o fato de ler este texto até o final já é um bom indicativo.

Para controlar com maior facilidade as atividades de sua empresa conheça o Infortask.   

Empreendedor, Sonhador e realizador (nem sempre com êxito). Desenvolvo pessoas e através delas negócios, usando sempre a colaboração como instrumento de empoderamento.

comentar