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Produtividade 9 de outubro de 2014

5 dicas simples para esvaziar a caixa de entrada de e-mails

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Todos os dias, recebemos inúmeras mensagens em nosso correio eletrônico. Acontece que normalmente, as pessoas têm mais de uma conta de e-mail, e gerenciar todas estas informações não é tarefa muito fácil. Alguns dos e-mails recebidos são importantes, outros são facilmente descartáveis apenas pela leitura de seu título. Mas quando não se tem uma rotina de visualização e organização diária, algo que aparentemente poderia ser simples, torna-se um verdadeiro caos. Por isso, para que sua caixa de entrada fique “em ordem”, assim como suas tarefas, separamos 5 dicas muito fáceis de serem colocadas em prática para que você otimize seu dia. Leia o texto e aprenda o que fazer!

Crie pastas

Se a sua caixa de entrada estiver muito cheia, você terá um trabalho “a mais” no início, mas logo, logo, tudo estará em seu devido lugar. Antes de iniciar a tarefa de verificar os e-mails recebidos, crie pastas por títulos. Você poderá fazer, por exemplo, uma com o nome de “Fotos”, outra de “Trabalho”, “Artigos”, etc. Caso seja necessário, crie subitens para
que você encontre o que precisa rapidamente. Dentro de “Trabalho”, você poderá gerar uma pasta  “Reuniões”, “Projeto x”, “Fornecedores”, etc.

Comece a organização separando “o quê” vai para “onde”

O passo seguinte, é começar a visualizar mensagem por mensagem, e enviá-las às pastas de destinos correspondentes. O que tiver que ser feito com urgência, ou precisar ser respondido posteriormente, deve ser sinalizado antes de enviado ao seu destino. Você pode também, criar uma pasta com o nome “Ação” e encaminhar para ela tudo que ainda não foi respondido ou posto em prática.

Faça uma limpeza diária

Pronto, sua caixa de entrada está limpa e organizada! Mas amanhã cedo, ao abri-la, você encontrará vários e-mails novos. Portanto, você precisará ter disciplina para exercer a mesma tarefa diariamente. Se isso não acontecer, rapidamente você terá um correio eletrônico todo desorganizado, e o trabalho e tempo despendidos serão ainda maiores.

Otimize suas tarefas

Uma dica importante para otimizar seu tempo, é nunca trabalhar com a caixa de e-mails aberta – a não ser que sua função exija estar atento às urgências destes recebimentos, constantemente. Assim, você não perde tempo visualizando cada mensagem recebida, sem conseguir terminar suas atividades. Portanto, uma boa dica é fazer a visualização uma vez pela manhã, uma depois do almoço e uma hora antes de terminar o expediente. Desse modo, você conseguirá limitar as prioridades, esvaziar sua inbox e fazer tudo a tempo.

Sinalize os spams

Spam é uma mensagem enviada em massa, com ou sem o seu consentimento. Normalmente, os destinatários são desconhecidos ou “indesejados”. Os próprios servidores de e-mail possuem ferramentas para detectar grande parte destas mensagens e as destinar para o “Lixo Eletrônico”. Porém, uma ou outra sempre escapa. Por isso, sempre que você vir um destes “e-mails suspeitos”, selecione-os como “Spam” para que eles possam ir direito para a pasta de arquivos inúteis. Agora, é importante, vez ou outra, visualizar o conteúdo desta pasta. Assim como mensagens indesejadas podem cair na caixa de entrada, e-mails importantes podem ir para esta pasta também.

Ações como estas, aliadas a um bom gerenciamento de tarefas, aumentará ainda mais sua produtividade e permitirá que tudo fique em ordem sem causar muito estresse.

E você já tem o hábito de realizar estas ações? Tem alguma outra dica para aumentar a nossa lista? Conte-nos por meio do campo de comentários!

CEO do Infortask - Apaixonado por desafios e inovação/ Administrador/ Especialista em Administração de Empresas - FGV. Possui experiência em Marketing, Gestão de Leads, Inbound Marketing, Saas, Adwords, SEO, Gestão enxuta, entre outros.

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