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Produtividade 6 de abril de 2017

4 Maiores desafios do dia a dia de agências de Publicidade

PP
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As agências de publicidade são centro criativos muito importantes, são elas que prestam o serviço de transformar ideias em ação. E se o trabalho tem em seu “core” a criação e o elemento humano de criatividade, é melhor que a gestão não atrapalhe isso. Não é mesmo? Para manter o fluxo acontecendo as agências precisam de uma gestão enxuta, mas nem sempre é isso que acontece. Pensando nisso, conversamos com diversas empresas empresas do ramo e elencamos os 4 maiores maiores desafios do dia a dia de agências de publicidade.

A gestão enxuta, do inglês “lean” beneficia os trabalhadores e a própria empresa, nivelando informações e definindo bem quem são os responsáveis pelas atividades. É um método simples e prático e busca tratar de maneira objetiva os problemas.

Portanto, através de rotinas práticas é possível mudar este cenário, prevenindo danos e diminuindo riscos. A sua empresa tem muito a ganhar com um método que valorize a determinação de prazos, a gestão à vista e a execução transparente das demandas provenientes de clientes, além é claro, do destrinchamento de problemas maiores em “pequenos lotes” de trabalho, uma técnica que pode fazer a sua empresa ser 2x mais produtiva. Aqui nos temos um excelente E-book que fala sobre o assunto, incluindo uma técnica para você implantar na sua empresa, chamada de 70-20-10, confira clicando aqui.

Mas, vamos falar então dos desafios?

#1 A comunicação está sendo tratada como gestão

E-mails e mensagens instantâneas não são ferramentas de gestão. Deixa eu explicar, para gerenciar é preciso mensurar o que você está fazendo. É interessante agregar a isso o acompanhamento e o ciclo de feedback, ou seja, você deve olhar para trás e pensar “Eu fiz, aprendi e melhorei o processo.”

Então, vamos nos perguntar:

  • Eu realmente consigo mensurar os processos da minha empresa através destas ferramentas de comunicação?(e-mail e whatsApp principalmente);
  • Posso confiar em ferramentas onde divido minha atenção para assuntos pessoais?
  • É profissional gerenciar minha empresa por estas ferramentas?

Vamos mais fundo, e vamos falar de situações que devem acender um alerta na sua empresa:

  • Já houve falha no registro destas atividades, informações foram perdidas?
  • Consigo saber se a informação chegou mesmo ao destinatário e que ele está ciente ou isso atrapalha o processo?
  • A falta de registro de informações já comprometeu a entrega de algum trabalho?

 

Bom, se isso já aconteceu aí, é hora de repensar o modelo de gestão da sua agência de publicidade, mas calma…isso é mais simples do que parece. Uma boa dica é começar entendo a importância do entendimento do que são micro atividades e aproveite e entenda agora como atender vários clientes sem perder a qualidade.

Call-Action

#2 Muitas demandas de clientes (de todos os lados)

A agência cresceu e agora temos clientes de todos os lados, isso é bom! Mas isso pode também se tornar um problema. É que se você não organizar a sua demanda de entrada de pedidos externos a situação fica complicada e logo. Aqui está um pouco do que acontece.

  • O cliente tem uma demanda urgente;
  • O atendimento recebe a demanda e a registra;
  • E a execução falha…. prazos são perdidos e informações são desencontradas.

ou

  • A demanda é feita, mas de forma ineficiente (muitos erros, problemas de execução, atrasos e falhas por falta de informações que causam transtornos e também retrabalho)

Nesta hora é interessante colocar os responsáveis para todas as demandas que surgem, se nada passar despercebido, fica muito mais fácil tomar decisões como:

  • Escolher a pessoa menos atarefada no momento;
  • Ter um histórico dos seus “top” designers e entender bem quem é a pessoa mais adequada para a demanda;


Aproveite e faça um teste para saber se a sua empresa é organizada.
Clicando aqui.

#3 Fica difícil saber o que cada um está fazendo

Tempo mal aproveitado é um mal enorme nas empresas. Pense comigo. Você tem 4 funcionários, cada um deles trabalha 8 horas por dia, mas devido ao controle ineficiente e a falta de direcionamento, você acaba deixando passar cerca de 20 minutos de trabalho por dia em cada funcionário, parece pouco, mas em 1 mês estamos falando de 32 horas!

Uma visão geral é extremamente importante, saber o que cada um está fazendo é essencial para uma boa gestão. É importante saber também qual a função de cada pessoa na sua empresa, você pode fazer isso aqui, na nossa matriz de responsabilidades.

Também é muito comum em agências, alguns problemas como falta de banco de dados, ou histórico de serviços prestados, bem como trabalhos entregues. Isso ainda é resultado da questão número #1 mencionada acima, onde a comunicação é tratada como gestão e isso complica ainda mais a situação.

Pense como seria interessante se você pudesse preservar a inteligência da sua empresa em um único lugar, assim você estaria tranquilo e as informações ficariam sempre a um clique de distância. A nuvem é muito utilizada hoje por qualquer empresa do ramo, considere isso também!

#4 Excel pra que te quero!

Assim como em muitas empresas, o Excel ainda é muito usado para fazer a gestão de tudo. Não estamos dizendo que o Excel é ruim ou que não se deve utilizá-lo, ele é bem importante e pra falar a verdade até muitas vezes necessário!

Porém, ele tem as suas limitações, algumas delas são:

  • Não notifica pessoas;
  • Depende única e exclusivamente das pessoas para ser usado.


Esse dois problemas já são suficientes para você perceber que se não houver rotina, o Excel pouco ajuda, em pequenas escala até que funciona, mas quando a demanda aumenta fica difícil, ainda não acredita?
Veja só aqui 5 sinais em que o Excel já não é mais suficiente para sua empresa.

Gostou deste conteúdo? Não deixe de conhecer o nosso trabalho! Apreciamos muito o seu feedback!

Infográfico-PP-

Aqui no Infortask, trabalhamos diretamente com a sua empresa, nós ouvimos e entendemos o seu contexto para criar um método de trabalho produtivo.

Nós transformamos empresas, mudamos a forma de gerenciar demandas, organizamos as tarefas que mais se repetem e resgatamos empresas que já não conseguiam mais respirar por conta da rotina…Nós empoderarmos times, equipes e pessoas a gerenciar o tempo e não a lidar com ele…

Publicitário em formação, Marketing na Infortask. Conteúdo. Mídias sociais. Pratica tênis, natação, futebol e um grande apreciador de Big Tasty.

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