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Gerenciamento de Atividades 21 de fevereiro de 2017

4 dicas para surpreender seu cliente e se manter organizado!

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A organização é fundamental para qualquer tipo de gestão empresarial. Manter as coisas em ordem traz facilidade e melhor uso do tempo. Equipes pequenas com muitos clientes, algo bastante comum em segmentos como contabilidade, consultoria, publicidade e propaganda ou advocacia não é diferente. É necessário manter tudo organizado e em dia para atender no prazo certo o pedido do cliente! Já passou por isso? Então veja este conteúdo e confira agora 4 dicas para surpreender seu cliente e se manter organizado.

ps: Criei este conteúdo unindo diversos depoimentos de empresas que prestam serviço e lidam com muitas demandas de clientes todos os dias. As dicas aqui foram pensadas para ser aplicadas na sua empresa hoje mesmo. Bom proveito!

1 – Registre e Organize o pedido dos seus clientes

Imagino que receber muitos orçamentos e pedidos de clientes possa ser algo muito bom e um excelente resultado da equipe que prospecta compradores. Por outro lado, isso gera uma rotina de trabalho bem estressante e o  possível acúmulo de insatisfação dos clientes causada pela falta de organização.

Mas o lado positivo é que para se manter organizado e atender melhor o seu cliente, você pode começar com pequenos hábitos, sem muitos custos iniciais, como:

  • Colocar prazos em cada solicitação do seu cliente
  • Manter todos os registros visíveis
  • Classificar suas demandas pelo nível de prioridade

 

Isso, irá te possibilitar futuramente filtrar e manter organizadas as demandas de seus prospects. Ou seja, cadastrar a solicitação com nome, prazos e colocar prioridades, irá te proporcionar mais facilidade quando você quiser acompanhar e saber as informações relacionadas aos pedidos de um cliente.

2 – Nunca perca o prazo!

Escritórios de contabilidade, advocacia ou até mesmo uma agência de publicidade são constantemente cobrados por seus clientes pela entrega de demandas na data previamente estabelecida. Porém, alguns prazos podem acabar caindo no esquecimento da equipe e isso está atrelado a diversas problemáticas como:

  • Desorganização
  • Acúmulo de atividade diárias
  • Falta de acompanhamento do gestor ou coordenador das tarefas
  • Inexistência de planejamento
  • Muitas tarefas realizadas por um único funcionário


O resultado da perda e o esquecimento de algumas demandas do dia a dia reflete na insatisfação do cliente que não é atendido na data previamente estabelecida. Veja
como ter uma rotina de trabalho organizado e evitar esses erros.

Outras dicas  importantes para conseguir entregar no prazo, são:

  • Faça uma revisão semanal do que foi realizado ou não
  • Trabalhe com prazos antecipados
  • Defina a data de entrega
  • Mantenha a comunicação com o cliente
  • Use lembretes



3 – Enxergue sua equipe como fator primordial para surpreender seus clientes

Além da organização da rotina ser um fator primordial quando se fala em atender melhor o seu cliente, você deve também enxergar sua equipe como aliada no processo de obter mais clientes e surpreender os que você já conquistou.

Para isso, sua equipe deve ter em mente a responsabilidade de todos pelo crescimento da empresa e a importância da organização e o planejamento das suas atividades diárias. Mas quando se fala em planejamento e organização, alguns podem pensar em algo chato e cansativo.

Por isso sua equipe deve ser educada no sentido de: Quando se fala de planejamento, precisamos pensar em algo prático, usual e fácil.  Uma forma de planejamento fácil e usual é quebrar atividades macros em pequenas tarefas diárias, isso possibilitará que seus colaboradores cheguem no trabalho e saibam o que irão fazer naquele dia. Dessa forma, eles estarão motivados , pois se sentirão produtivos e você conseguirá perceber maior desempenho das pessoas da sua empresa. E ainda tornar a sua equipe de ouro como o Bernadinho e Steve Jobs fizeram.

Uma equipe que tem ciência da importância do seu trabalho e a cultura da entrega no prazo, certificará ao seu cliente que em sua empresa há pessoas comprometidas em atendê-lo e deixará ele seguro e confiante do resultado que espera.

4 – Escolha bem os seus parceiros tecnológicos

Na dica anterior falamos muito de planejamento diário, organização e a relevância disso para os itens: produtividade da sua equipe e o alcance do melhor atendimento. Porém, se o planejamento das tarefas diárias ficam em papéis, as informações contidas ali podem ficar soltas ou até mesmo se perdidas no escritório. Outras ferramentas comumente usadas como WhtasApp, Excel e e-mail acabam apresentando algumas incapacidades quando se fala em realizar a gestão de tarefas. Quer saber mais quais seriam essas incapacidades? Veja neste 3 links:

5 Sinais em que o Excel não é mais suficiente para sua empresa!
10 Erros de Gestão na Empresa que Você pode estar Cometendo! – Parte 1
5 coisas que não te contam sobre o WhatsApp no trabalho!

Sabendo disso muitas empresas têm buscado atingir a alta performance no planejamento com diversas ferramentas onlines  que otimizam o uso, obtêm maior segurança nos seus processos e na assertividade da entrega ao seu cliente.

Uma empresa que obtém uma boa tecnologia, supreende seu cliente, pois você se mantém atualizado e foge dos modelos tradicionais de gestão. Isso tudo, transparece para o seu cliente segurança e inovação! Aproveite e veja aqui: A sua empresa precisa de um gerenciador de atividades?

A ferramenta certa deve ser ao mesmo tempo simples e prática, que possibilite uma boa gestão e ajude a sua equipe a conseguir de forma fácil usá-la. Possibilitando:

  • Registar
  • Organizar as tarefas
  • Atrelar o cliente a atividade e os prazos
  • Delegar para pessoa responsável
  • Interagir  em tempo real com a equipe  
  • Realizar


Dica de Ouro:

Uma boa ferramenta pode ser sua maior aliada, evitando esquecimentos e reduzindo o tempo de resolução de problema. Existem soluções que permitem agilizar essa rotina e muitas empresas utilizam-se dessas para organizar suas tarefas diárias.Você pode acessar todos os dias por Web ou smartphone  e exportar dados para analisar o desempenho de sua equipe e assim ganhará mais tempo para você e para investir em outras prioridades.

O Infortask é um exemplo de sistema que realiza a gestão e o acompanhamento de tarefas de diversos escritórios. Clique AQUI, acesse gratuitamente por 15 dias e teste com sua equipe. E o melhor! Recebendo uma consultoria que irá te ensinar e te acompanhar.

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Consultora e Inbound Sales Representative no Infortask. Apaixonada por pessoas, gestão e por batata frita.

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