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Gerenciamento de Atividades 30 de junho de 2015

3 Dicas para Gerenciar melhor o Escritório de Advocacia

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Análise de processos, estudo de teses, reuniões, atendimento aos clientes, trocas de e-mails, telefonemas, audiências… São inúmeras as atividades que compõem o dia a dia de um escritório de advocacia. Contudo, este é um negócio como qualquer outro e precisa ser bem gerido para se manter competitivo. E quanto maior for o escritório, maior se torna o desafio administrativo por traz dele.

Pensando nisso, preparamos este guia rápido com três dicas para gerenciar melhor o escritório de advocacia com a ajuda de ferramentas tecnológicas. Veja:

1 – Tenha um bom sistema de gerenciamento de atividades

O sistema gerenciador de tarefas pode dar ao gestor do escritório uma melhor organização das atividades e das pessoas que trabalham. Com ele é possível fazer o planejamento das atividades e, assim, delegar melhor as funções, facilitar a comunicação com os empregados e advogados associados, padronizar o compartilhamento e a armazenagem de documentos.

Com um bom sistema gerenciador de atividades, o escritório ganha transparência em sua operação e melhora o trabalho em equipe. O gestor consegue visualizar melhor o que está acontecendo, como está o andamento das atividades, e, assim, melhorar a avaliação da equipe e mediar problemas e conflitos para o bom andamento da operação.

2 – Gerencie o relacionamento com os clientes com uma solução CRM

O software de Customer Relationship Management (gestão de relacionamento com o cliente) ainda é pouco usado pelos escritórios de advocacia no Brasil. Portanto, é um diferencial competitivo.

Com um bom CRM, é possível centralizar todas as informações dos clientes e processos, cadastrar informações relevantes para o relacionamento com os clientes e ter tudo à mão na hora de receber um cliente para uma consulta ou reunião.

O CRM também ajuda a padronizar as formas de relacionamento via telefone e e-mail, guardando todo o histórico. Os dados podem ser usados em ações de marketing e aproximação de clientes, além de criar alertas para cobranças e outras interações que precisam ser feitas. É possível, por exemplo, segmentar os perfis de clientes e processos, agilizando o trabalho da equipe e dos advogados.

3 – Guarde seus dados na nuvem

O pior terror de um escritório de advocacia é perder documentos ou informações importantes sobre seus clientes e processos. Se antigamente tudo ficava armazenado em arquivos de papel, hoje o desafio é manter os dados seguros e sempre à mão.

Para isso, a computação na nuvem (Cloud Computing) é, cada vez mais, fundamental. Ao armazenar e processar as informações em sistemas que estão hospedados na nuvem (datacenteres fora da infraestrutura interna de TI), o escritório ganha mais segurança, pois não precisa focar totalmente em soluções antifraude ou anti-vírus – isso fica por conta do provedor -, além de dar mais dinamicidade ao trabalho. Com os dados na nuvem, eles podem ser acessados a qualquer momento e em qualquer lugar via internet.

Um advogado não precisa ir até o escritório para buscar informações sobre um cliente ou processo no qual esteja trabalhando. Com os sistemas na nuvem, por meio de acesso controlado, ele pode buscar as informações via dispositivos móveis como tablets e smartphones em qualquer horário e local.


Como está a gestão do seu escritório de advocacia? Estas três dicas foram úteis? Deixe um comentário!

CEO do Infortask - Apaixonado por desafios e inovação/ Administrador/ Especialista em Administração de Empresas - FGV. Possui experiência em Marketing, Gestão de Leads, Inbound Marketing, Saas, Adwords, SEO, Gestão enxuta, entre outros.