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Gerenciamento de Atividades 10 de outubro de 2016

10 Erros de Gestão na Empresa que Você pode estar Cometendo! – Parte 1

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         Um bom planejamento não é nada sem uma boa execução. Talvez você já tenha sentido isso na pele enquanto tenta tirar as coisas do papel, é provável que você esteja passando por isso agora mesmo. A sensação de falta de controle do planejamento é comum, mas a boa notícia é que ela pode ser remediada. 

No Infortask fizemos uma pesquisa completa, nela ouvimos dezenas de líderes e gestores sobre suas dificuldades e batemos um papo franco sobre o que mais incomoda na gestão de atividades, o resultado foi a compilação dos 10 erros mais comuns na gestão diária de uma empresa. Confira agora! 

 Erro #1: “Tenho Prazos extremamente Curtos” 

O problema de prazos fora da realidade de execução é comum, porém não deve ser levado como inevitável, afinal de contas errar na hora de dar um prazo é tão grave quanto não fazer uma atividade. O prazo é uma métrica de tempo que determina o limite de execução de determinada tarefa, mas não para aí, ele precisa estar alinhado com o contexto em que se encontra a empresa e o receptor da atividade

Solução: Para resolver a situação é preciso ter uma visão geral do contexto em que o colaborador está. Como? Através de conversas de alinhamento (sempre antes de determinar o prazo) ou ferramenta de gestão de atividades, na qual você visualiza quantas atividades cada colaborador já possui naquele momento. 

Erro #2: “Não colocamos prioridade nas atividades e isso complica”  

Solução: Use a matriz GUT, nela você classifica atividades a serem feitas em Gravidade, Urgência e Tendência, chegando a um resultado que varia entre prioridade baixa, média e alta. Ah! Aqui no Infortask, fizemos uma planilha com a Matriz GUT, para você não ter mais esse problema! Clique aqui para baixar! 

Erro #3: “Acabamos não deixando as metas visíveis/acessíveis” 

Atenção! Metas não são apenas meios legais de dizer o que você quer. São meios de você garantir que as atividades serão executadas, porém se elas ficarem dentro da gaveta, dificilmente isso irá acontecer!

Solução: Gestão à vista, essa pode ser uma boa alternativa para seus funcionários, defina as metas e coloque de forma visível a todas, além disso, coloque uma barra de progresso, assim a pessoa coloca como está o andamento da atividade

Erro #4: “Não sei como está o andamento das atividades” 

Já aconteceu com você de esquecer completamente de uma atividade e de repente já é tarde demais? Essa é a preocupação diária de um líder, porque além de se preocupar com as suas próprias atividades, as atividades dos outros precisam ser gerenciadas! Lembre-se que a agenda e o e-mail não são suficientes! Recomendamos que leia: 

Porque você deveria parar de usar o e-mail para gerenciar.  

e este outro artigo falando: 

Porque você deveria considerar trocar a sua agenda de papel por um gerenciador online.  

Solução: Existem 2 soluções para este problema, a primeira pode ser mais “manual” com o acompanhamento diário de atividades, desta forma você convoca reuniões de 10 a 15 minutos sempre no começo do dia com a equipe e cada um segue o roteiro:”Vou fazer…” “Estou fazendo…” e “Já fiz…”. A outra solução é começar a gerenciar atividades online, dessa forma, todos os dias, não só você, mas toda a equipe separa 10 minutos por dia para dar um retorno sobre as atividades em aberto, é certeiro! 

Veja o vídeo e veja como funciona

Erro #5: “Não tenho como saber se as pessoas estão cientes do que tem para fazer” 

Uma pessoa manda uma demanda por e-mail e não demora muito para acontecer… “Ciente”, “Ciente”, “Ciente”… Parece familiar? Pois bem, isso além de não resolver o problema em si, é bastante improdutivo! O e-mail é uma ferramenta de comunicação pontual, nele não se monitora e não se sabe “a quantas anda uma atividade”, você já percebeu que é hora de mudar não é mesmo?

Solução: Utilize um gerenciador de atividades simples e prático, gerencie o que é do dia a dia de forma inteligente e foque no que vai fazer a sua empresa crescer! 

CONTINUA… Te vejo na parte 2!!

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Confira agora!

CEO do Infortask - Apaixonado por desafios e inovação/ Administrador/ Especialista em Administração de Empresas - FGV. Possui experiência em Marketing, Gestão de Leads, Inbound Marketing, Saas, Adwords, SEO, Gestão enxuta, entre outros.

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