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Produtividade 19 de dezembro de 2014

Como organizar a rotina de trabalho

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As exigências do ambiente corporativo colocam o profissional diante de um grande desafio: Organizar a rotina de trabalho. Com a farta disponibilidade de equipamentos, sistemas e aplicativos, o funcionário precisa cumprir prazos e apresentar resultados. Ao mesmo tempo, o aumento do volume de tarefas e a demanda por capacitação continuada tornam o tempo um artigo de luxo. Na maioria das corporações, não há espaço para “gênios” que, mesmo tendo capacidade e brilhantismo, descumprem orientações e comprometem a performance de um setor.

Organização deixou de ser uma qualidade profissional. Hoje, ela é exigência, requisito básico. Então, confira as nossa mini dicas importantes para organizar a rotina de trabalho em uma empresa.

1. PARA SE ORGANIZAR

Mantenha ordenada a mesa de trabalho, dando fim à papelada que se acumulou ao longo dos dias. Lembre-se de que o velho discurso de “encontro as coisas na minha bagunça” não condiz com quem zela pela boa imagem profissional. Estabeleça prazos e prime pela execução de excelência, mas não deixe o trabalho correr solto! É indispensável que os líderes limitem o tempo para a realização das tarefas. Na hora de estabelecer os prazos, leve em consideração a urgência da entrega, mas seja sensato e também considere o grau de dificuldade da atividade. Isso também é fundamental para garantir a alta produtividade.

2. DESENVOLVA UM MÉTODO SÓ SEU

Invista parte de seu tempo na estruturação de um método de trabalho. Se preferir, adote ferramentas específicas para auxiliá-lo; há várias disponíveis na internet. O importante é definir como será a rotina de trabalho, cumprindo à risca o que foi planejado. E não esqueça de permitir PAUSAS. Sim, pausas. Permita pausas pois a produtividade não depende de trabalho incessante! Para que os profissionais tenham um bom rendimento, é fundamental que estejam descansados e bem dispostos. Nesse caso, permitir pausas ao longo do expediente pode ser algo altamente eficaz. Prova disso é que muitas empresas estão criando espaços específicos para o cochilo, relaxamento, cafezinho, leitura e exercícios físicos dentro das próprias dependências. Para haver sucesso nesse tipo de estratégia, é fundamental investir em um processo de educação dos funcionários para que tenham as pausas mas as façam com bom senso, sem desperdício de tempo.

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3. SEJA EFICIENTE NAS REUNIÕES 

Prepare-se adequadamente para as reuniões. Procure conhecer a pauta com antecedência e veja que temas se relacionam com o seu trabalho. Quando for o momento de falar, seja objetivo, apresente dados consistentes e respeite rigorosamente o tempo que lhe foi concedido. Se comunique com clareza pois a comunicação é uma peça-chave na produtividade, afinal, uma informação mal dada pode comprometer a execução até mesmo das tarefas mais simples. Diante disso, os líderes devem se comunicar com clareza e objetividade, sempre procurando adequar a linguagem à realidade dos funcionários. Dar e receber feedbacks também são práticas fundamentais para identificar em quais aspectos a equipe pode melhorar.

4. SIMPLIFIQUE AO MÁXIMO

Lembre-se da velha máxima de que “menos é mais”. Elimine toda tarefa que cause gargalos ou atrase o cumprimento de tarefas. Por exemplo, reserve um espaço do dia para fazer contatos telefônicos, listando quem deve ser contatado. Diga às pessoas qual é o melhor horário para ligar. Isso reduz o número de interrupções na execução de uma tarefa. Para te ajudar a simplificar, criamos esse material incrível de planilhas para atividades diárias! Mas te dou uma dica melhor e mais moderna: Use o infortask! Experimente agora, e veja sua organização melhorar em 300%!

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5. TENHA FOCO 

Não acumule tarefas. Tente entregar o trabalho solicitado antes de pegar outro. O desenvolvimento em paralelo de atividades, além de prejudicar a produtividade, compromete a qualidade.

  6. FAÇA DA TECNOLOGIA UMA ALIADA

Equipamentos, softwares e ferramentas são aliados importantes no esforço de organização da rotina de trabalho. Busque conhecer todos os recursos de cada um e aproveite ao máximo o que eles têm para oferecer. Use um gerenciador de tarefas. Não adianta delegar tarefas e não monitorar o desenvolvimento das mesmas! É fundamental ter total controle do andamento das atribuições, a fim de garantir o cumprimento dos prazos. Vale destacar que com um bom gerenciador de tarefas, é possível saber quem são os responsáveis pelas funções, além de identificar eventuais falhas e dificuldades na realização das atividades.

 7. SEJA AINDA MAIS CUIDADOSO QUANDO TRABALHAR EM CASA

Se o profissional costuma trabalhar em casa, a atenção com a organização deve ser redobrada, principalmente com o gerenciamento do tempo. Disciplina e foco são indispensáveis. Reserve um espaço físico no imóvel com a estrutura semelhante à do escritório, reproduzindo assim o ambiente de trabalho.

E você, o que tem feito para organizar a sua rotina de trabalho? Quais são os resultados obtidos? Quer saber como o Infortask pode ajudá-lo nesse aspecto? Confira esse post. Deixe um comentário!

CEO do Infortask - Apaixonado por desafios e inovação/ Administrador/ Especialista em Administração de Empresas - FGV. Possui experiência em Marketing, Gestão de Leads, Inbound Marketing, Saas, Adwords, SEO, Gestão enxuta, entre outros.