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Produtividade 7 de fevereiro de 2017

5 Sinais em que o Excel não é mais suficiente para sua empresa!

Businessman hands using cell phone with financial report  at office desk.
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Você imaginou sua empresa crescendo de tal forma que suas demandas estariam começando a te assustar? Isso tem o seu lado positivo é claro, mas é preciso ter cuidado! Olhe só 5 sinais em que o Excel não é mais suficiente para sua empresa!

Uma das coisas que sempre percebemos é que as empresas sempre buscam alternativas, criam processos e inovam na hora de gerenciar essas demandas, mas foi por isso também que encontramos alguns vícios, entre eles, as planilhas. Sabemos que o Excel é uma ótima ferramenta para organizar as atividades, mas você já pensou além? Como ter relatórios individuais, compartilhar essas atividades com a equipe e manter os prazos em dia? Se você já se perguntou isso, esse pode ser o primeiro sinal de que a sua empresa evoluiu e o Excel não acompanhou!

 

1 – Preciso manter os prazos em dia 

Você já percebeu que sua empresa cresceu e não são somente mais duas pessoas? Imagino o orgulho que você deve estar sentindo!
Mas as demandas aumentaram, os prazos estão ficando apertados e você não quer perder clientes, não é verdade?

O Excel infelizmente é limitado para alertar suas demandas e os prazos acabam atrasando.

Prazos e demandas são importantes quando se fala de atender as necessidades do seu cliente, uma boa forma de resolver esse problema é entendendo como não perder mais estas datas de entrega. Fizemos um conteúdo com  5 dicas infalíveis para a sua empresa cumprir prazos, vale a pena ler e saber como:

  • Listar prioridades
  • Fazer reuniões focadas
  • Definir rotinas diárias
  • Criar uma gestão centralizada
  • Fazer check list

 

2 – Compartilhar atividades com a equipe

Sabemos que não importa o quão organizado você seja, se sua equipe não visualizar e realizar as atividades em dia, seu esforço será em vão..
Por isso é de extrema importância que sua equipe esteja em harmonia com sua planilha, caso contrário você não vai atender seu cliente de forma certa e isso vai te causar prejuízo a curto prazo.

Falamos um pouco disso em uma pesquisa que realizamos com dezenas de empresas, nessa pesquisa levantamos os 
10 principais erros de gestão que pequenas equipes cometem.

Alguns erros que levantamos na pesquisa e que estão intimamente ligados com o excesso de planilhas e de informação são:

  • “Acabamos não deixando as metas visíveis/acessíveis”
  • “Não sei como está o andamento das atividades”
  • “Não tenho como saber se as pessoas estão cientes do que tem para fazer”
  • “Não sei mais como promover a proatividade, a equipe não se auto gerencia”

 

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3 – Não sei onde registrar novas demandas 

As atividades de uma empresa são diárias, as demandas chegam e tudo precisa estar em ordem. Mas onde registrá-las se o espaço, tempo e prazo estão te sufocando?

Sabemos que você não pode perder tempo e sua equipe precisa realizar as demandas dos clientes, por isso você precisa ter tudo organizado em um lugar que além de te ajudar a realizar as atividades, faça você ganhar tempo.

4 – Não sei o que cada um está fazendo

Acreditamos estar no ponto principal em que o Excel não acompanha a evolução da sua empresa. Saber quem na sua equipe é responsável por uma atividade e quem vai produzir amanhã uma certa tarefa que não pode ser adiada.
Daí a importância de um relatório, pois o gestor está ciente e não perde o controle da situação. Pois manter os prazos em dia, deixa os clientes satisfeitos e assim sua empresa continua com credibilidade.

Nós temos algumas dicas para equipes pequenas renderem mais.
Leia mais aqui: Quer saber 5 dicas para equipes pequenas renderem mais? 

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5 – O Excel já se tornou muito grande!

Imagino que depois de tudo isso, você olha para o suas planilhas e não sabe como alimentar as demandas diárias.
Por isso é importante o gerenciamento internos de atividade da sua empresa, saber quais são as demandas e quem está responsável por elas, terminando assim tudo dentro do prazo.

Falando nisso, você já parou pra pensar no que o uso do WhatsApp significa para a sua empresa? Confira: 5 coisas que ninguém te conta sobre o Whatsapp no trabalho

Até a próxima!

Publicitário em formação, Marketing na Infortask. Conteúdo. Mídias sociais. Pratica tênis, natação, futebol e um grande apreciador de Big Tasty.

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