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Produtividade 8 de março de 2016

5 coisas que não te contam sobre o WhatsApp no trabalho!

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Veja abaixo o infográfico  😉

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Possui mais dúvidas e quer se aprofundar mais?  Veja:

No mercado atual, fazer a pequena empresa ser bem mais ágil, com o mínimo de custo possível, e ainda por cima produzindo os mesmos (ou melhores) resultados é uma meta padrão dos grandes empresários.

Porque hoje, eficiência importa. Qualidade importa. E definitivamente estar na frente da competição nessa guerra do mercado também importa.

Porque os negócios hoje PRECISAM andar mais rápido e precisam ser bem mais produtivos.

É uma necessidade. É cobrado isso violentamente da sua empresa no mercado e se você negligenciar isso, você perde. E seu negócio morre.

E sei o que você está se perguntando: “Mas o que isso tem a ver com o WhatsApp no trabalho?”

Calma que já vamos chegar lá. Precisamos te conscientizar de algumas coisas primeiro.

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OK. Pare e pense 1 minuto.

Os investimentos de capital de risco em startups brasileiras por exemplo, estão crescendo MUITO rápido, atingindo uma taxa média assustadora de 35% ao ano. E o Brasil em especial, já conseguiu o título de 3o maior país do mundo em número de empreendedores. E tudo isso altera automaticamente a forma como empresários “tocam” seus negócios já que novos empreendedores usam novos meios de melhorar seus resultados.

Certo?

Os 3 Melhores Apps pra você não esquecer mais nada!

Mas por quê tudo isso é importante?

Resposta: Porque quanto MAIOR a competição, maior deve ser a sua preocupação com a produtividade do seu time no trabalho. É básico isso. Porque se você está minando a sua produção então consequentemente você está sabotando o seu próprio negócio e deixando outros passarem na sua frente.

Mas nós não vamos falar aqui novamente sobre ferramentas, ou sobre maximizar o seu ROI, ou sobre qual super-herói representa seu estilo de liderança. Não. Nós vamos falar de algo que tem se infiltrado nas empresas e que hoje PARECE algo bom, mas não é. E tem sutilmente destruído negócios aos poucos ao se infiltrar na cultura dos funcionários.

É hora de falar de um dos apps mais famosos do mundo: O WhatsApp.

Mas principalmente, do quanto o WhatsApp pode diminuir a produtividade dos seus funcionários na prática, de maneira bem sutil, e vamos apontar os 5 pontos-chave principais para você entender o nível do problema em que muitas empresas estão mergulhando hoje.

Vamos abrir os seus olhos agora.

 REALIDADE #1 – A FALTA DE INTEGRAÇÃO COM OUTRAS FERRAMENTAS 

A praticidade que o Whats app oferece no sentindo de você poder conversar com outros colegas a qualquer hora e em qualquer lugar, enviando áudios, textos, fotos e documentos com pouco esforço pode parecer uma ótima ajuda na rotina da sua empresa, mas não é na verdade. E preste muita atenção no que iremos falar agora.

O primeiro ponto negativo do uso do Whats app no trabalho é a FALTA de INTEGRAÇÃO com outras ferramentas. Porque o aplicativo é uma ferramenta que:

– Não integra com gerenciadores de atividades (Infortask, Asana etc)

– Não integra com gerenciadores de e-mail (Thunderbird, Outlook etc)

– Não integra com chats inteligentes de grupo (Slack, Skype etc)

– Não integra com sistemas de CRM (SalesForce etc)

– Não integra com sistemas de gestão financeira (Zeropaper etc)

– Não integra com nada.

E olha que estamos mostrando apenas ALGUNS exemplos que comprovam o quanto na realidade, usar o whats app como ferramenta de trabalho pode ser na verdade bem mais nocivo para a produtividade da sua equipe do que você pensa.

Porque pare e pense nos pontos acima por um minuto.

Você poderia estar diminuindo o tempo de trabalho e gestão ao usar um chat integrado ou um gerenciador de atividades que reúne suas diversas tarefas, documentos e outras coisas essenciais para a rotina de trabalho em um mesmo lugar. Mas não, muitos escolhem o whats app como alternativa “completa” para tudo isso.

E usando este aplicativo como ferramenta básica você literalmente MATA todas essas interconexões que você pode ter em uma mesma tela nos computadores da sua empresa, de forma bem sutil.

Porque você na verdade está PERDENDO em produtividade pois no final terá que se esforçar em dobro para fazer todo o resto, que é gerenciar setores, documentos, pessoas e avaliar/delegar tarefas.

Entende? A falta de integração com o restante dos sistemas da empresa apenas faz com que boa parte da carga de trabalho do seu time demore mais para conversar com todos os outros setores necessários. Você perde o controle absoluto do que o seu time está fazendo porque não existe uma “teia integrada” dentro do seu ecossistema. Porque uma parte está trabalhando FORA dessa teia. Mas este é apenas o 1o ponto na verdade.

Vamos mostrar a seguir o quanto você realmente está se sabotando.

 #2 – INFORMAÇÕES SALVAS SÓ NO WHATSAPP 

Em uma empresa, todo o quadro de funcionários é no fundo um gigantesco time. E como time, todos precisam ter uma maneira de acesso rápido às pessoas da empresa, pois você precisa ter fácil acesso em segundos aos que podem resolver certos problemas, certo?

E OUTRA limitação do uso do whats app é justamente a falta de CENTRALIZAÇÃO dos contatos de

cada funcionário em um mesmo local. Este aplicativo não tem o mesmo poder do que um sistema corporativo de mensagens. E isso é óbvio, já que o Whats app foi feito para uso PESSOAL.

Então suponha a seguinte situação na sua empresa:

1. Um novo funcionário está trabalhando na empresa

2. De repente, um “incêncio de problemas” acontece e todos se mobilizam para resolver

3. O chefe deste novo funcionário manda-o procurar certa pessoa da área contábil (urgente!)

4. Mas todos tem seus contatos da empresa apenas no whats app, nada de sistema empresarial

Visualize essa situação por 1 minuto.

Consegue entender como que só por essa situação de contingência de problemas o uso do WhatsApp nesse sentido pode causar problemas? Imagine você na situação deste novo funcionário. E você correndo para “apagar o incêndio” mas tendo que pedir para CADA FUNCIONÁRIO da empresa o contato daquela pessoa que seu chefe mandou contatar para ajudar a resolver o problema!

E aí uns estão no banheiro…

Outros desligaram a internet do celular por algumas horas…

Outros estão com problemas no smartphone…

E você não encontra quem você precisa.

Pois é. Seja bem vindo ao Puro Caos.

E MUITAS empresas veem essa ferramenta como algo melhor do que um sistema integrado de comunicação onde qualquer funcionário pode encontrar qualquer pessoa que precisar em SEGUNDOS.

Então ao invés de o funcionário fazer uma simples busca usando um filtro “Contabilidade >> Nome” ele acaba tendo que ir pedir para cada pessoa se ela possui aquele contato de que está precisando.

(e nem sabendo se a pessoa o terá).

Entende o que estamos dizendo aqui?

Então agora…

PERGUNTE-SE: O quanto isso é produtivo?

Pois é….

Tempo gasto procurando pessoas, tempo gasto buscando informações descentralizadas, tempo gasto buscando contatos pessoais misturados com contatos corporativos e muito mais.

Forte perda de produtividade.

Mas não acabamos ainda.

Vejamos o próximo ponto também que você não está enxergando.

 #3 – BRECHA DE SEGURANÇA NOS DADOS CORPORATIVOS 

NÃO EXISTE uma forma de garantir a segurança dos dados privados da sua empresa se tudo está sendo trafegado em uma smartphone que acessa qualquer rede desprotegida fora da sua empresa e ainda tem a senha definida como “123senha”.

Todo o trabalho de política de segurança de dados simplesmente se faz inútil e mata a garantia de que a sua propriedade intelectual, os seus processos, os seus contatos e os seus documentos privados estão plenamente protegidos. Já pensou nisso? Todo tipo de documento e informação de inteligência de mercado sendo trafegada em celulares de pessoas comuns e caindo em redes desprotegidas?

Por isso que empresas top de mercado sabem o quanto é CRÍTICO definir uma orientação bem

definida sobre os seguintes assuntos:

– procedimento de backup para documentação corporativa

– nível de segurança conforme a classificação da informação (criptografia, codificação etc)

– limitação/proibição de informação usada no aplicativo

Porque esta é uma maneira de você blindar o seu negócio. Então ALÉM de controlar as informações, as empresas ainda definem regras para o uso de aplicativos como o Whats app, já que a partir do momento que alguma informação privada da empresa passa pelo aplicativo, a mesma pode determinar as regras aplicáveis às suas próprias informações.

Por isso que frisamos que O MERCADO MUDOU e a forma como tudo é gerenciado hoje está diferente, e existem novas regras a serem seguidas para você sobreviver de verdade.

É por isso que quando esse aplicativo é utilizado (quando não se tem outra opção) a melhor coisa a se fazer é dar aos funcionários um smartphone da empresa, com as regras de uso bem definidas para ao menos se blindar sobre esta seção do problema.

Porém, poucas empresas fazem isso e como você já viu nos outros pontos, as desvantagens costumam engolir as vantagens do uso desse aplicativo pois a produtividade é fortemente minada no final das contas.

E como prova real do quanto isso pode piorar as coisas, a insistência no uso do aplicativo na empresa acaba tendo problemas como este virando alvo de notícia na Computer World.

A verdade sempre aparece e você pode ver que não estamos mentindo.

Então vamos agora para o último ponto.

 #4 – IMPOSSIBILIDADE DE INSPEÇÃO

Por o smartphone ser um objeto de uso pessoal, ele não pode ser auditado pela empresa. Não a princípio pelas regras normais (iremos falar mais disso adiante). Então se ele não pode ser auditado pela empresa, várias irregularidades, processos trabalhistas, controles e outras coisas importantes para o negócio não podem ser abordadas PELA PRÓPRIA EMPRESA que emprega o funcionário. Justamente porque ele é de uso pessoal.

Mas vamos lá. Pense na diretoria de uma empresa por exemplo.

Ela não conseguiria fazer uma auditoria completa na sua própria empresa pois teria que violar os direitos dos funcionários para fazê-lo. Como conseguir checar se algum funcionário está cometendo irregularidades, se TUDO fica gravado em um smartphone pessoal dentro de um aplicativo? Ou então, como checar quanto tempo seus funcionários estão enviando mensagens entre si desnecessariamente? Como colocar no papel os dados-base para realizar uma análise de produtividade da empresa como um todo para tomar novas ações estratégicas?

E os funcionários que vão embora da empresa e levam consigo dados-chave dela?

E se estes funcionários tinham informações importantes que iriam ajudar a sua empresa em uma

auditoria fiscal da Receita Federal?

E novamente, estes são apenas ALGUNS pontos.

Alguns. Mas vamos continuar porque restam 2 pontos!

#5 – QUEDA DE PRODUTIVIDADE REAL NAS EMPRESAS

Aplicativos como o WhatsApp são muito úteis. Porém em um ambiente de trabalho são poucos os que trabalham com responsabilidade autônoma. Por isso o seu uso excessivo, pode ser um problema.

Porque você não tem normalmente funcionários que desejam arregaçar as mangas pela sua empresa todo santo dia, então o que você tem de melhor para fazer estrategicamente, é fornecer para eles ferramentas que o façam se sentirem verdadeiros SUPER-HERÓIS no trabalho porque o foco é aumentar a produtividade deles tão rápido , e de tal forma, que nem eles mesmos acreditem. Sem distrações.

O Whats App por mais genial que seja (e ele é realmente um ótimo aplicativo),  muito provável que ele vá trabalhar CONTRA a sua empresa nesse sentido, porque ele irá influenciar diretamente a sua estrutura de funcionários a cada instante, cortando de alguma forma a produtividade.

E estes pontos são a prova viva de que não estamos mentindo.

Então lembre-se:

– FALTA DE INTEGRAÇÃO – Impossível de integrar com outras ferramentas úteis

– INFORMAÇÕES SALVAS SÓ NO WHATSAPP – Todos os contatos da empresa não ficam em 1 só local

– IMPOSSIBILIDADE DE AUDITORIA SÓLIDA – Existe limitação por direitos de empregados

–  PERCA DOS DADOS – Dados privados podem ser perdidos em smartphones

– QUEDA DE PRODUTIVIDADE NAS EMPRESAS – Atente-se para o grande uso do aplicativo. 

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CEO do Infortask - Apaixonado por desafios e inovação/ Administrador/ Especialista em Administração de Empresas - FGV. Possui experiência em Marketing, Gestão de Leads, Inbound Marketing, Saas, Adwords, SEO, Gestão enxuta, entre outros.

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